退職者が出たときは何をすればいいですか?

退職者が出たとき、管理者は以下の処理を行ってください。

 

退職者が出たときに管理者が行うべき作業

  1. Driveにある退職者のデータを移行する(ベーシックプランとプレミアムプランのみ)
    退職者がDriveを使用してファイルを格納していた場合、退職者のデータを在職するメンバーまたはチーム/グループへ移行してください。退職者のアカウントを削除すると削除されたアカウントのDriveのデータも削除されます。
  2. アカウントを削除する*1
    退職者のアカウント(メンバー)を削除します。アカウントを削除しないと、有償プランの場合は1ユーザー分の料金が継続して発生します。フリープランでは費用は発生しませんが、利用できるユーザー数(上限100名まで)にカウントされます。

 

退職者が出たときに管理者が必要に応じて行う作業

  1. トークをバックアップする
    退職者が含まれるトークルームでトークの保存を行うか、監査のトークログで退職者のログを検索し、ログのダウンロードを行ってください。
  2. アドレス帳をバックアップする
    連絡先エクスポートを使用し、アドレス帳のバックアップを行います。
  3. カレンダーをバックアップする
    予定のエクスポートを使用し、カレンダー情報のバックアップを行います。

 

*1 退職者のアカウントを削除しても、退職者が利用していた各サービスの監査記録は残ります。

 

 

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