각 서비스의 데이터는 어떻게 백업할 수 있나요?

아래 내용을 참고해 데이터를 백업할 수 있습니다.

메일

방법1. 메일함 백업으로 PC(로컬)에 저장(EML 파일 형태로 저장)

각 사용자가 메일 페이지 좌측 하단의 ‘환경설정 > 메일함 관리 및 분류 > 메일함 관리 및 백업’에서 각 메일함마다 ‘백업’ 버튼을 통해 백업 진행
백업 파일은 압축파일(zip) 형식으로 저장되며, 다운로드 완료 후 정상적으로 압축 해제가 되는지 꼭 확인 필요
압축 해제 후, 저장한 EML 파일은 아웃룩 등의 Client 프로그램을 통해 확인 가능

메일 데이터 이전 및 저장에 가장 안정적인 방법입니다.
메일함 용량이 2GB를 초과하는 경우, 2GB 단위로 백업 파일이 생성되며 네트워크 상황에 따라서 다운로드가 정상적으로 완료되지 않을 수 있습니다.

방법2. POP3 프로토콜 이용한 다른 서비스로 메일 이전 (받은 메일만 적용)

도메인 관리자가 POP3/SMTP 사용으로 설정
- 관리자가 ‘Admin > 보안 > 서비스 권한’에서 이전할 구성원들의 권한을 ‘POP/SMTP 사용’으로 지정합니다.
네이버웍스 메일 화면의 환경설정에서 POP3/SMTP를 사용으로 설정
- 각 사용자가 메일 페이지 좌측 하단의 ‘환경설정 > 하단의 고급 설정 > POP3/IMAP 설정 > POP3/SMTP 설정’에서 아래와 같이 설정을 변경합니다.
- 적용 범위 : 기존에 받은 메일을 포함하여 받음
- 읽음 표시 : POP3로 읽어간 메일을 읽지 않음으로 표시
- 원본 저장 : 네이버웍스 메일에 원본 저장
- 외부메일 처리 : POP3로 읽어갈 때 외부메일을 포함
- 모든 메일을 이전할 경우 반드시 적용 범위를 ‘기존에 받은 메일을 포함하여 받음’으로 설정 필요
각 사용자가 이전할 메일 서비스의 POP3를 통한 메일 가져오기 기능에 네이버웍스 메일 계정 정보를 등록한 후 가져오기 진행
- 각 사용자가 다음 네이버웍스 계정 정보를 등록합니다.
- 계정 : 네이버웍스 메일 주소
- 비밀번호 : 네이버웍스 로그인 비밀번호
  ※ 외부 앱 비밀번호 설정이 불가한 경우, 해당 가이드(링크)를 참고하시기 바랍니다.
- POP3 서버 : pop.worksmobile.com
- POP3 포트 : 995 (SSL 보안 연결 필요)

방법3. IMAP 프로토콜 이용한 다른 서비스로 메일 이전

도메인 관리자가 IMAP/SMTP 사용으로 설정
- 관리자가 ‘Admin > 보안 > 서비스 권한’에서 이전할 구성원들의 권한을 ‘IMAP/SMTP 사용’으로 지정합니다.
각 사용자가 이전할 메일 서비스의 IMAP을 통한 메일 가져오기 기능에 네이버웍스 메일 계정 정보를 등록한 후 가져오기 진행
- 각 사용자가 다음 네이버웍스 계정 정보를 등록합니다.
- 계정 : 네이버웍스 메일 주소
- 비밀번호 : 네이버웍스 로그인 비밀번호
  ※ 외부 앱 비밀번호 설정이 불가한 경우, 해당 가이드(링크)를 참고하시기 바랍니다.
- IMAP 서버명 : imap.worksmobile.com
- IMAP 포트 : 993, 보안연결(SSL) 필요
- SMTP 서버명 : smtp.worksmobile.com
- SMTP 포트 : 587, 보안 연결(TLS/STARTTLS) 또는 465, 보안 연결(SSL)로 연결

메시지

메시지에서 주고받은 대화를 백업하고 싶다면, 각 사용자가 자신이 주고받은 메시지 내용을 직접 백업할 수 있습니다.

단, 화면에 표시된 내용만 저장이 가능합니다.

PC에서 네이버웍스 앱 실행 (PC 앱이 없다면 다운로드 후 이용해주세요.)
백업하고자 하는 메시지 대화방 > 우측 상단 (…) 버튼 > 메시지 저장

팀/그룹

폴더 : 사용자가 팀그룹 폴더에 보관중인 파일을 직접 백업해 주시기 바랍니다.

‘메시지 > 팀그룹 대화방 > 폴더’에 접속
백업이 필요한 파일 및 폴더 선택 후 ‘내려받기’ 를 클릭하여 다운로드

드라이브

각 사용자가 네이버웍스의 드라이브에 접속하여 보관중인 파일을 직접 백업해 주시기 바랍니다.

‘드라이브’ 화면에 접속
백업이 필요한 파일 및 폴더를 선택 후 ‘내려받기’ 를 클릭하여 다운로드

네이버웍스의 드라이브 탐색기를 이용하면 더 간편하게 드라이브 데이터의 백업이 가능합니다.

주소록

사내 구성원 정보 및 각 사용자의 개인 연락처 정보를 백업해 주시기 바랍니다.

사내주소록 백업 방법

관리자가 ‘Admin > 구성원’페이지에서 하단의 ‘구성원 정보 다운로드’ 이용하여 백업 진행

다운로드할 구성원 정보 및 조직과 저장할 파일 형식 선택 가능

고객/거래처 주소록 백업방법

방법1. 일괄 백업

사용자가 주소록 PC웹 좌측 하단의 ‘연락처 저장 · 내보내기’ 이용하여 백업 진행
‘내 주소록’ 또는 ‘고객/거래처 주소록’탭이 선택된 상태에서 다운로드할 그룹을 선택한 후 ‘파일로 저장하기’ 버튼 클릭

방법2. 개별 백업

사용자가 PC웹의 ‘내 주소록’ 목록에서 특정 연락처 선택 후에 ‘내보내기’로 다운로드

캘린더

캘린더는 다음과 같이 iCal 형태로 백업(내보내기)할 수 있습니다.

캘린더 웹페이지 > 개인(일간, 주간, 월간, 목록) 일정 화면 > 좌측 캘린더 목록 > 마우스 오버 > 더보기(…) > ‘가져오기/내보내기’를 클릭

설문

자신이 작성한 설문의 결과를 직접 백업해 주시기 바랍니다.

사용자가 ‘설문 > 내 설문 > 해당 설문의 결과화면 > 더보기’ 에 접속
‘결과 다운로드’를 클릭하여 설문별 결과를 저장. 설문 결과는 CSV파일로 저장됨

게시판

관리자가 게시판 서비스에 등록된 전체 글을 직접 백업해 주시기 바랍니다.

‘Admin > 서비스 > 게시판 > 게시글 백업’에서 ‘게시글 백업’ 를 통하여 전체 게시글 다운로드 진행
다운로드 준비 완료 메일을 수신할 메일을 선택 후 ‘게시글 백업’ 버튼 클릭
선택한 메일의 게시글 파일 다운로드가 준비 되면 알림 메일 발송
알림 메일의 링크 클릭 후 Admin 화면으로 이동하여 게시글 백업 내역의 상세에 노출된 ‘다운로드’ 아이콘 클릭하여 다운로드 진행

관리자

(이 내용은 관리자에게만 해당됩니다.)

네이버웍스 각 서비스별 백업 방법 요약

일부 서비스를 제외하고는 사용자가 직접 자신의 데이터를 백업해야 합니다. 관리자께서는 이와 같은 사항을 인지하시고 모든 사용자분들이 안전하게 데이터를 백업할 수 있도록 안내해 주시기 바랍니다.

메일: 관리자가 ‘Admin > 서비스 > 서비스 권한’에서 이전할 구성원들의 권한을 ‘POP/SMTP 사용’으로 지정한 후, 사용자가 직접 자신의 메일 백업
메시지: 사용자가 직접 메시지 대화방의 우측 상단 버튼 클릭 후 ‘메시지 저장’ 을 클릭하여 백업
게시판: 관리자가 ‘Admin > 서비스 > 게시판 > 게시글 백업’에서 ‘게시글 백업’를 통하여 전체 게시글 백업 진행
캘린더: 회사 캘린더는 관리자가 ‘Admin > 서비스 > 캘린더 > 회사 캘린더’에서 ‘일정 내보내기’ 로 백업하고, 개인 캘린더는 사용자가 캘린더 화면의 ‘내보내기’ 기능을 활용하여 백업
주소록: 사내 주소록은 관리자가 ‘Admin > 구성원’페이지에서 하단의 ‘구성원 정보 다운로드’를 통해 백업하고, 고객/거래처 주소록은 사용자가 주소록 화면에서 ‘내보내기’로 직접 백업
설문: 직접 설문별 결과를 저장하여 백업
드라이브: 사용자 별로 직접 다운로드하여 백업

구성원 정보 백업 및 삭제하기

구성원 정보 백업하기

관리자 화면에서 구성원 정보를 다운로드 하여 보관하실 수 있습니다.

‘Admin > 구성원’으로 이동하여 조직도 하단의 ‘구성원 정보 다운로드’ 버튼을 클릭합니다.
구성원 정보 다운로드 페이지에서 백업할 구성원의 조직과 다운로드 받을 항목을 선택한 뒤, 파일 형식을 지정해 ‘파일로 저장하기’ 버튼을 눌러주세요.

구성원 삭제하기

구성원을 정리하는 과정에서 불필요한 구성원을 제외하고 싶은 경우 Admin에서 구성원을 삭제할 수 있습니다. 구성원 삭제 후 7일 이내에 삭제를 취소하지 않으면 모든 데이터는 일괄 삭제되어 복구할 수 없으니 주의해 주세요.

‘Admin > 구성원’으로 이동합니다.
구성원 리스트에서 삭제하고자 하는 구성원을 체크한 뒤 ‘삭제’ 버튼을 누르거나 개별 구성원의 상세 정보 화면에서 ‘계정 삭제’ 버튼을 누르면, 구성원 삭제에 대한 최종 확인사항 팝업 창이 표시됩니다.
구성원을 삭제하기 전 서비스 접근 불가 및 데이터 삭제에 대한 안내 사항을 최종 확인한 뒤, ‘구성원 삭제’ 버튼을 누르면 구성원이 삭제 처리됩니다.