此功能適用於LINE WORKS的所有方案。
外部聯絡人是彙整與公司成員共享及管理聯絡人的通訊錄。
管理員可以在外部聯絡人管理標籤中搜尋外部聯絡人、變更負責人、變更公開範圍及刪除。
搜尋外部聯絡人
管理員可以搜尋並查看聯絡人。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選
，即可顯示選單。 - 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 若點選聯絡人清單右上角的
，則會顯示搜尋欄。
您可以在搜尋欄中搜尋欲查詢的聯絡人名稱，或點選「詳情」依搜尋項目進行詳細的搜尋。在詳情搜尋中，可依據「聯絡人種類」、「聯繫方式公開對象」、「聯絡人的負責人」、「聯繫方式姓名」及「聯繫方式公司·所屬」進行搜尋。聯絡人種類 區分聯絡人類型（LINE聯絡人，其他公司LINE WORKS聯絡人）並搜尋。 聯繫方式公開對象 搜尋於搜尋欄中所輸入的成員可查看的聯絡人。 聯絡人的負責人 搜尋於搜尋欄中所輸入的成員為聯絡人的負責人之聯絡人。 聯繫方式姓名 搜尋聯絡人姓名。 聯繫方式公司·所屬 搜尋聯絡人的公司／所屬。 - 點選「搜尋」。
篩選外部聯絡人
您可以在外部聯絡人清單中，篩選聯絡人並查看。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
- 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 點選聯絡人清單右上角的
。 - 從「全部」、「LINE聯絡人」、「其他公司LINE WORKS聯絡人」、「沒有已公開成員的聯繫方式」、「沒有負責人的聯絡人」、「垃圾桶裡的聯絡人」中選擇，並篩選聯絡人清單。
變更外部聯絡人的負責人
聯絡人的負責人指最初登錄聯絡人的成員。若已刪除聯絡人的負責人，則可以將聯絡人的負責人變更為其他成員。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
- 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 選擇欲在聯絡人清單中變更負責人的聯絡人。
- 在「聯繫方式資訊」視窗中點選「修改」。
- 在「修改聯繫方式資訊」視窗中，搜尋並選擇新聯絡人的負責人。僅可指定一位聯絡人的負責人，若聯絡人公開範圍設定為「向成員公開」，則聯絡人的負責人將自動包含在聯絡人的公開對象中。
- 點選「儲存」。
批次變更外部聯絡人的負責人
若聯絡人的負責人相同，則可批次變更多個聯絡人的負責人。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
- 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 點選聯絡人清單右上角的後，點選「詳情」。
- 在「聯絡人的負責人」項目的搜尋欄中輸入欲變更聯絡人的負責人後，點選「搜尋」。
- 選擇欲變更負責人的聯絡人左側
。 - 點選清單上方的「變更負責人」。
- 在「變更聯絡人的負責人」視窗中，搜尋新的負責人並選擇後，點選「儲存」。
變更外部聯絡人的公開範圍
管理員可以變更聯絡人的公開範圍或新增公開成員。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
- 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 在聯絡人清單中，選擇欲變更聯絡人的公開範圍。
- 在「聯繫方式資訊」視窗中點選「修改」。
- 在「修改聯繫方式資訊」視窗中，點選「向全體公開」或「向成員公開」的公開範圍。
若選擇「向成員公開」，則可以新增或刪除成員、部門或群組。 - 點選「儲存」。
刪除外部聯絡人
管理員可以刪除聯絡人。您可以在通訊錄的「外部聯絡人 > 垃圾桶」中查看刪除的聯絡人。
LINE或LINE WORKS用戶無法刪除。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
- 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 在聯絡人清單中選擇欲刪除的聯絡人，並點選清單上方的「刪除」。
或者，您也可以點選欲刪除的聯絡人後，在「聯繫方式資訊」視窗中點選「刪除」並個別刪除聯絡人。
整理外部聯絡人
您可以批次刪除不必要的聯絡人（「沒有已公開成員的聯繫方式」、「沒有負責人的聯絡人」、「垃圾桶裡的聯絡人」）
若完成刪除，則會向管理員傳送服務通知。
- 在Admin左側選單中選擇「服務」並展開選單後，點選「通訊錄」並前往「通訊錄」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
- 選擇「外部聯絡人管理」標籤。
- 在聯絡人清單上方點選「整理聯絡人」。
- 選擇從「沒有已公開成員的聯繫方式」、「沒有負責人的聯絡人」、「垃圾桶裡的聯絡人」中欲刪除的聯絡人類型。
- 點選「移動至垃圾桶」或「永久刪除」。但是，若選擇「垃圾桶裡的聯絡人」，則無法點選「移動至垃圾桶」。