為確保在LINE WORKS中安全使用電子郵件，公司可針對郵件服務設定通用的郵件安全政策。

匯入外部郵件

您可以設定是否允許每個成員使用「匯入外部郵件」功能。

但是，若已在「安全 > 網路安全」中設定為「僅限在指定IP允許存取」，則無法匯入外部郵件。

若您有現有使用其他郵件服務，可透過此功能，在LINE WORKS郵件服務中同時查看現有電子郵件地址所接收的郵件和LINE WORKS電子郵件地址所接收的郵件。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」並前往「郵件安全」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「匯入外部郵件」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
3. 設定「匯入外部郵件」項目。
   • 功能開啟：所有成員皆可使用「匯入外部郵件」功能。
   • 功能關閉：所有成員皆無法使用「匯入外部郵件」功能。
     若已設定此功能，則會刪除任何已設定的資訊。
4. 點選上方的「儲存」。

將郵件備份／儲存到電腦

可設定是否允許成員使用郵件匣備份和將郵件原文儲存到電腦的功能。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」並前往「郵件安全」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「備份郵件／儲存到電腦」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
3. 設定「備份郵件／儲存到電腦」項目。
   • 功能開啟：所有成員皆可使用「備份郵件／儲存到電腦」功能。
   • 功能關閉：所有成員皆無法使用「備份郵件／儲存到電腦」功能。
4. 點選上方的「儲存」。

附加有下載期限的檔案

您可以在郵件設定是否允許傳送大於「附件最大容量」的檔案。

郵件的「附件最大容量」可以在「Admin > 服務 > 郵件 > 一般」畫面中進行設定。

若允許傳送「有下載期限的檔案」，則可在「Admin > 服務 > 郵件 > 一般」畫面中設定可附加的最大數量及容量。

設定功能	說明	Admin選單位置
附件最大容量	可指定無下載期限的附件容量上限。	「Admin > 服務 > 郵件 > 一般」
有下載期限的檔案 - 允許新增	可設定是否允許傳送大於指定檔案附件容量的檔案。 這類檔案會以可下載檔案的形式附上，下載限制為7天內／上限100次。	「Admin > 安全 > 郵件安全」
有下載期限的檔案 - 添加的個數與附件最大容量	若可傳送大於指定檔案附件容量的檔案，可設定每封郵件附件的最大數量和容量上限。	「Admin > 服務 > 郵件 > 一般」

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」並前往「郵件安全」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「有下載期限的檔案」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
3. 選擇是否允許「有下載期限的檔案」。
   • 功能開啟：大於「附件最大容量」的檔案會以可下載檔案的形式附加，下載限制為7天內／上限100次。
   • 功能關閉：不能附加大於「附件最大容量」的檔案。
4. 點選上方的「儲存」。

Drive安全連結

您可以在郵件中設定是否允許將附件轉換為「Drive安全連結」並進行傳送。

若允許設定，以下的設定也會一並變更為允許。

• Drive > 一般 > 連結分享／有效期限 > 連結分享功能
• Drive > 一般 > 連結存取權限 > 個人資料夾 > 僅限指定的人（安全OTP驗證）
• Drive > 個人資料夾 > 使用資料夾

以Drive安全連結傳送郵件時，附件會儲存在Drive的「我的Drive > WORKS Mail」中，並為每封郵件自動建立的資料夾，然後轉換為連結再進行傳送。

即使收到郵件，也必須經過一次性驗證碼（OTP）才能查看附件，藉此增加安全性。

您也可以設定「可附加的連結數量」和「向外部傳送時安全連結必要與否」。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「Drive安全連結」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
3. 選擇是否允許「Drive安全連結」。
4. 輸入「可附加的連結數量」。
5. 選擇如何套用「向外部傳送時安全連結必要與否」。
   • 必須 - 只能作為安全連結附加：傳送郵件至外部地址時，僅能以Drive安全連結的形式附加檔案。
   • 可選 - 成員可以選擇：傳送郵件至外部地址時，若成員需要，可使用Drive安全連結的形式附加檔案。
6. 點選上方的「儲存」。

接收外部郵件時封鎖圖片／連結

您可以設定在接收來自外部、非內部來源的郵件時，是否封鎖郵件內文的圖片或連結。

可將封鎖規定套用至所有成員，也可選擇讓成員各自套用。

即使封鎖圖片／連結，成員仍可自行點選「顯示圖片和連結」來查看附加的圖片和連結。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」並前往「郵件安全」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「接收外部郵件時封鎖圖片/連結」項目右側的。
3. 選擇如何套用「接收外部郵件時封鎖圖片/連結」。
   • 必需 - 在所有成員的郵件封鎖圖片/連結：設定所有成員的帳戶在接收外部郵件時，一律封鎖圖片／連結。
   • 選擇 - 依據各成員的偏好設定：各成員可以自行設定是否在接收外部郵件時封鎖圖片／連結。
4. 點選上方的「儲存」。

傳送至外部時顯示警示橫幅

您可以設定當成員傳送郵件至外部、非內部電子郵件地址時，傳送郵件畫面上會顯示安全警示橫幅。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」並前往「郵件安全」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「寄信至外部時顯示警告橫幅」項目右側的。
3. 選擇是否套用「寄信至外部時顯示警告橫幅」。
4. 點選上方的「儲存」。

傳送至外部時顯示警示彈出式視窗

您可以設定當成員傳送郵件到外部、非內部電子郵件地址時，傳送前會顯示安全警示彈出式視窗。

可設定針對所有傳送至外部電子郵件地址的郵件皆顯示警告彈出式視窗，或僅在符合特定條件時才顯示。

但是，若寄件者為包含外部電子郵件地址的郵寄清單（DL），則不會顯示安全警示彈出式視窗。

設定警示彈出式視窗顯示

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「寄信至外部時顯示警告彈出式視窗」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
3. 開啟「寄信至外部時顯示警告彈出式視窗」設定。
4. 選擇是否總是顯示彈出式視窗，或依據條件顯示彈出式視窗。
   • 保持適用：所有傳送至外部電子郵件地址的郵件，皆顯示警示彈出式視窗。
   • 適用條件：傳送至外部電子郵件地址的郵件，僅在符合以下條件時顯示警示彈出式視窗。
     • 僅有附件時：僅在有附件時，才會顯示警示彈出式視窗。
     • 僅未勾選「個別傳送」時：僅在未選擇「個別傳送」傳送設定時，才顯示警示彈出式視窗。
     • 僅有附件，且未勾選「個別傳送」時：僅在有附件且未選擇「個別傳送」傳送設定時，才顯示警示彈出式視窗。
5. 點選上方的「儲存」。

設定彈出式警示文字

您可以設定在傳送郵件至外部電子郵件地址前顯示警示訊息的文字內容。

若無設定文字，將會自動顯示預設的英文文字，因此請務必輸入符合網域政策的內容。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 點選「寄信至外部時顯示警告彈出式視窗」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
3. 開啟「寄信至外部時顯示警告彈出式視窗」設定。
4. 點選「電腦標語設定」或「手機警告文句設定」後，輸入內容。
   此時，「預設文句」標籤的文字會在下列情況下顯示。
   • 成員在「偏好設定」的「個人資訊 > 語言設定」中設定的多國語言，是未在「Admin > 公司資訊 > 多國語言設定」新增的多國語言
   • 「設定警示文字」的多國語言標籤沒有輸入內容
5. 點選「儲存」以儲存內容，然後點選「X」圖示關閉視窗。
6. 點選上方的「儲存」。

設定安全等級

LINE WORKS電子郵件的安全等級分為「一般」、「不可對外」、「機密」及「業務外」，管理員可針對各安全等級選擇使用與否。

成員可指定目前使用的安全等級中的其中一個來傳送郵件。

• 一般：不會設定郵件的有效期限，隨時可以重新傳送。未指定安全等級的郵件會套用「一般」等級。
• 不可對外、機密：傳送安全敏感郵件時可使用的安全等級。可根據公司政策變更等級名稱和各等級的設定。
  • 等級名稱：點選「不可對外」和「機密」等級旁的「修改」，即可變更安全等級名稱。
    • 修改後，在Admin和服務中會顯示已變更的安全等級名稱。
    • 為了能在稽核記錄區分已變更的安全等級名稱，變更後的安全等級名稱前方會註明Restricted（不可對外）或Confidential（機密）。
  • 各等級設定：可針對「有效期限」、「禁止轉寄」和「超過有效期限時，已傳送的郵件也刪除」進行設定。

1. 在Admin左側選單中，選擇「安全」並展開選單後，點選「郵件安全」並前往「郵件安全」畫面。在行動裝置上，點選，即可顯示選單。
2. 選擇「安全等級」。
3. 點選「安全等級」項目右側的，切換至可編輯的狀態。
4. 選擇是否使用各安全等級。
   • 功能開啟：成員傳送郵件時，可指定該安全等級。
   • 功能關閉：成員傳送郵件時，無法指定該安全等級。若所有安全等級皆為關閉，郵件會被視為「一般」等級。
5. 若已開啟「不可對外」和「機密」等級，則可變更「不可對外」郵件和「機密」郵件的詳細設定。
   • 有效期限：可查看郵件的期限。超過有效期限的郵件會被刪除。可選擇一天、一星期、一個月或三個月。
   • 禁止轉寄：設定收件者無法將收到的郵件傳送給其他人。
   • 超過有效期限時，已傳送的郵件也刪除：超過有效期限之後，該郵件也會從寄件者的「寄件備份」中被刪除。
6. 點選上方的「儲存」。