一目瞭然地查看共用容量的使用現狀。
共用容量是公司成員共同使用的空間，包含在共用容量內的項目如下。
- 訊息中收發的附件
-
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CX Talk訊息中收發的附件
// end of content for ko en jp - 上傳或共享至部門／群組、訊息、事件、資料夾、Note的檔案
- 附加在看板貼文或留言的檔案
- 附加在問卷的檔案
- 附加在行事曆事件的檔案
- 附加在任務的檔案
- 附加在範本的檔案
- 上傳至Drive的檔案
每個成員的郵件匣容量不包含在共用容量中。共用容量會依據產品提供不同的容量，關於各產品的共用容量內容，請至產品頁面進行確認。
- 在Admin左側選單中，點選「統計」。在行動裝置上，點選
，即可顯示選單。 - 點選統計選單下方的「共用容量」，前往「共用容量」畫面。
共用容量使用量
您可以一目瞭然地查看所提供的共用容量和目前使用中的共用容量。
- 可使用：從提供的總容量中，扣除使用中容量後所剩下的容量。也是之後可使用的共用容量。
- 所有使用容量：所提供的共用容量。所提供的容量會依據所加入的產品及成員人數而有所不同。
- 使用中：所提供的共用容量中，目前使用中的共用容量。
即使刪除部門／群組，刪除後30天內，其訊息檔案的容量也不會從共用容量中扣除。
當共用容量使用率達到50%、60%、70%、80%、90%、100%時，將會傳送訊息通知給擁有管理員權限的所有成員。
若共用容量使用率達到100%，則使用共用容量之功能的使用會受到限制。
使用現狀
此為所提供的共用容量中，目前使用的容量。
您可以指定期間並查詢內容，也可下載為Excel檔案。
- 使用中容量：所提供的共用容量中，目前使用中的共用容量。圖表是以右軸為基準，單位為GB。
- 可使用容量：從提供的總容量中，扣除使用中容量後所剩下的容量。也是之後可使用的共用容量。圖表是以右軸為基準，單位為GB。
- 使用量(%)：佔總容量的已使用容量比例。圖表是以左軸為基準，單位為%。
各服務容量 - 全部
各服務所使用的共用容量。
您可以指定期間並查詢內容，也可下載為Excel檔案。
- 全部：若選擇全部，將累積各項目顯示在圖表上。可輕鬆查看以下各項目在整體中所佔的比重。
| 佈告欄 | 附加在看板貼文及留言的檔案。不包含貼文及留言本身 |
| 訊息(包含Note,資料夾) |
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附加在一般聊天室或部門／群組的檔案大小、上傳至聊天室Note和資料夾的檔案大小，以及附加在CX Talk聊天室 的檔案大小總和 // end of content for ko en jp
// start of content for tw
附加在一般聊天室或部門／群組中的檔案大小、上傳至聊天室Note和資料夾的檔案大小總和 // end of content for tw
|
| 行事曆 | 附加在事件的檔案大小總和 |
| 問卷 | 附加在問卷的檔案大小總和 |
| 任務 | 附加在任務的檔案大小總和 |
| 範本 | 附加在範本的檔案大小總和 |
| Drive | 上傳至Drive的檔案大小總和 |
- 共用容量管理查詢：選擇特定期間，或直接輸入欲查詢的期間後，點選「查詢」並查看統計資料。僅能查詢最近一年的資料。
- 下載：點選「下載」並將畫面上的資料下載為Excel檔案。
超過共用容量時，可以變更使用共用容量的各項服務之檔案保存期限，或是透過部門／群組管理功能來釋放共用容量。
管理各服務共用容量
訊息
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| 直接附加在訊息的檔案 | 此為直接在訊息中附加並分享的檔案。
若將「Admin > 服務 > 訊息 > 檔案，照片下載期間」的設定期限比目前設定的期限短，則在縮短的期限內分享的訊息附件會被刪除。變更設定後，依據檔案數量，檔案被完全刪除並釋放容量需要數小時左右的時間。 |
| 聊天室資料夾中的檔案 | 從聊天室資料夾中刪除檔案。已刪除的檔案移至垃圾桶後，若經過在Admin所設定的「垃圾桶保管期限」，將會完全刪除。 |
| 聊天室Note中的檔案 | 從聊天室Note中刪除已附加檔案之Note中的貼文或留言。已刪除的檔案移至垃圾桶後，若經過在Admin所設定的「垃圾桶保管期限」，將會完全刪除。 |
詳細的設定方法，請參閱下方。
佈告欄
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| 附加在貼文的檔案 | 刪除已附加檔案的看板貼文或留言。已刪除的檔案移至垃圾桶後，若經過在Admin所設定的看板「垃圾桶保管期限」，將會完全刪除。 |
詳細的設定方法，請參閱下方。
行事曆
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| 附加在事件的檔案 | 若刪除已附加檔案的事件，將會同時被刪除。 |
問卷
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| 在問卷插入圖檔 | 若刪除已附加檔案的問卷，將會同時被刪除。 |
任務
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| 附加在任務的檔案 | 若刪除已附加檔案的任務，將在1小時內反映至共用容量。 |
範本
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| 附加在範本的圖檔 | 若經過在Admin所設定的「範本 > 圖片保管期限」，附加在範本的圖檔將會被刪除。 |
Drive
| 檔案類型 | 刪除方法／時間 |
| Drive中的檔案 | 從Drive中刪除檔案。已刪除的檔案移至垃圾桶後，將依據在Admin所設定的「垃圾桶保管期限」，會完全刪除。 |
詳細的設定方法，請參閱下方。
透過部門／群組管理的容量管理
您可以刪除不再使用的部門、群組或部門／群組聊天室功能的資料，並釋放共用容量。
刪除部門或群組
點選「Admin > 成員 > 部門」或「Admin > 成員 > 群組」後，選擇欲刪除的部門或群組並刪除。
即使刪除，依據資料保管政策，因資料會保存30天，容量需於30天後才會釋放。
但是，刪除後，在「成員 > 復原部門資料」或「成員 > 群組 > 復原群組資料」中點選「永久刪除」，則資料會被完全刪除，並可立即釋放容量。
刪除部門或群組聊天室功能的資料
- 點選「Admin > 成員 > 部門」或「群組」選單，然後點選欲刪除資料的部門或群組的名稱。
- 若點選視窗下方的「修改」後，點選聊天室功能的「刪除資料數據」並刪除資料，則會釋放所刪除容量的共用容量。