設定封存資料的保存期間與對象。

即使用戶刪除資料，仍會依照設定的保存期間與對象進行保存，並可透過建立爭議事項進行搜尋。
但是，若為郵件，則在封存前已於垃圾桶中永久刪除的郵件，不會被保存。

依據管理員的設定，可將收發的郵件和訊息資料保存1年至最長10年。

封存的保管政策的預設設定如下。

• 封存範圍：整個網域
• 保存期間：10年

但是，無法封存已刪除成員的郵件資料。
已刪除成員的訊息資料，將會在封存保存期限內進行保存，並會在取消LINE WORKS時刪除。

訊息封存

設定保存訊息資料的範圍和期間。

1. 在Admin左側選單中，選擇「封存」並展開選單後，點選「保管政策」並前往「保管政策」畫面。
2. 選擇「訊息」。
   • 封存範圍：選擇欲保存訊息資料的範圍。可從整個網域、特定成員或不使用中選擇。
     • 全網域：保存公司所有成員收發的訊息資料。
     • 特定成員：保存特定成員收發的訊息資料。若選擇「特定成員」，則會顯示可搜尋成員的「特定成員」項目。可選擇的成員人數無限制。
     • 不使用：不保存訊息資料。
   • 保存期間：保存訊息資料的期間。1年為單位，最長可以設定10年。以訊息的傳送時間或接收時間為基準，在設定的期間內進行保存。
     設定新封存時，會以保存期間為基準，從6個月前的舊資料開始進行封存。之後繼續使用封存時，若超過設定的保存期限，保存期間之前的資料會被刪除。
3. 點選「儲存」。

但是，若為外部URL類型的Bot訊息（Bot_Audio、Bot_Video、Bot_Image），僅會保存聊天內容，則不會保存附件。

郵件封存

設定保存郵件資料的範圍和期間。

1. 在Admin左側選單中，選擇「封存」並展開選單後，點選「保管政策」並前往「保管政策」畫面。
2. 選擇「郵件」。
   • 封存範圍：選擇欲保存郵件資料的範圍。可從整個網域、特定成員或不使用中選擇。
     • 全網域：保存公司全部的郵件資料。
     • 特定成員：保存特定成員的郵件匣資料。若選擇「特定成員，則會顯示可搜尋成員的「特定成員」項目。可選擇的成員人數無限制。
     • 不使用：不保存郵件匣資料。
   • 保存期間：保存郵件資料的期間。1年為單位，最長可以設定10年。以郵件的傳送時間或接收時間為基準，在設定的期間內進行保存。
     例如，若在2022年1月1日將保存期限設定為1年，則2021年1月2日至2022年1月1日的資料會被保存。
     依據管理員設定，可以保存郵件的收發資料，並以設定的封存保存期間為基準，將會保存過往的資料。
     完成保存處理後，會傳送通知郵件。若有大量資料需要保存，則可能需要幾天的時間進行封存。
3. 點選「儲存」。