設定封存資料的保存期間與對象。

即使用戶刪除資料，也會保存與設定保存期間及目標相符的資料，並建立爭議事項以便搜尋。
根據管理員的設定，往來的電子郵件與訊息資料可保存1年至最多10年。

封存的保管政策的預設設定如下。

• 封存範圍：整個網域
• 保存期間：10年

封存保管政策的限制事項如下。

• 已刪除成員的資料不會封存。
  但是，已刪除成員的訊息資料將進行封存，以便查看其與在職成員間的往來訊息，並於取消訂閱LINE WORKS時一併刪除。
• 封存前於垃圾桶中永久刪除的郵件不會被封存。
• 無法以已刪除成員為基準搜尋爭議事項。

訊息封存

設定保存訊息資料的範圍和期間。

1. 在Admin左側選單中，選擇「封存」並展開選單後，點選「保管政策」並前往「保管政策」畫面。
2. 選擇「訊息」。
   • 封存範圍：選擇欲保留訊息資料的範圍。可從整個網域、特定成員或不使用中選擇。
     • 整個網域：保留公司所有成員收發的訊息資料。
     • 特定成員：保存特定成員收發的訊息資料。若選擇「特定成員」，則會顯示可搜尋成員的「特定成員」項目。可選擇的成員人數無限制。
     • 不使用：不保存訊息資料。
   • 保存期間：保存訊息資料的期間。1年為單位，最長可以設定10年。以訊息傳送時間及訊息接收時間為基準，於設定期間內進行保存。
     若是新的封存設定，則以設定日期為基準，從6個月前的資料開始保存。之後繼續使用封存時，若超過設定的保存期間，保存期間之前的資料會被刪除。
3. 點選「儲存」。

但是，若為外部URL類型的Bot訊息（(Bot_Audio、Bot_Video、Bot_Image），僅會保存聊天內容，則不會保存附件。

郵件封存

設定保存郵件資料的範圍和期間。

1. 在Admin左側選單中，選擇「封存」並展開選單後，點選「保管政策」並前往「保管政策」畫面。
2. 選擇「郵件」。
   • 封存範圍：選擇欲保存郵件資料的範圍。可從整個網域、特定成員或不使用中選擇。
     • 整個網域：保留全公司的郵件資料。
     • 特定成員：保存特定成員的郵件匣資料。若選擇「特定成員，則會顯示可搜尋成員的「特定成員」項目。可選擇的成員人數無限制。
     • 不使用：不保存郵件匣資料。
   • 保存期間：保存郵件資料的期間。1年為單位，最長可以設定10年。以郵件傳送時間及接收時間為基準，於設定期間內進行保存。
     舉例來說，若在2022年1月1日將保存期間設定為1年，會保存2021年1月2日至2022年1月1日的資料。
     郵件往來的資料可根據管理員的設定進行保存，而過去的資料會以設定的封存保存期間進行保存。
     保存程序完成後，會傳送通知郵件。若有大量資料需要保存，則可能需要幾天的時間進行封存。
3. 點選「儲存」。