2022.12.05
こんにちは！カスタマーサポートの中の人です。
皆さん普段アドレス帳をどのように利用していますか？
社内の人を探したり、あるいは社外の取引先の連絡先を探したりと便利に利用してくださっていることと思います！
さて、社内外の連絡先情報が集まっているアドレス帳ですが、公開範囲の広さを持つ一方で、会社の管理方針によっては連絡が取れるユーザーを制限したいなど、使い方が異なる部分があると思います。
そこで今回はカスタマーサポート窓口にお問い合わせいただくことが比較的多いご質問についてお話ししたいと思います。
アドレス帳には以下の情報が登録されています。
| 社内の連絡先 | アドレス帳の「社内メンバー」から確認できます
社内のユーザー情報が含まれています |
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| 社外の連絡先 | アドレス帳の「顧客/取引先」から確認できます
以下の2種類の情報が含まれています |
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| 個別に登録した連絡先情報 | ||
| 連携している外部ユーザー（LINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザー）の連絡先情報 | ||
アドレス帳から社内のメンバーを検索してそこから直接トークを開始したり、連絡したい取引先や外部ユーザーの連絡先情報を検索して、連絡先を確認できたりします。
連絡先を探すのに便利なアドレス帳ですが、今回は以下の疑問についてご紹介していきますね。
- 外部ユーザーの連絡先を他のメンバーに公開する場合、公開元と公開先では何が違うのか？
- 特定の社内のメンバーを検索できないように設定したい（管理者様向け）
- 公開元のユーザーと公開先のメンバーでは何が違うのか？
まずは連絡先の「公開範囲」機能を変更して他のメンバーに連絡先を共有してみます。
私（カスタマーサポート中の人）が外部のLINE WORKSユーザーと連携しているので、外部LINE WORKSユーザーの情報を他のメンバーに公開します。
共有したい連絡先を開いて「公開範囲」として、共有するユーザーを設定します。
下図の例では「サポートのメンバー」さんに外部LINE WORKSユーザーの情報を公開します。
では早速、公開された側である「サポートのメンバー」さんのアドレス帳から「外部」連絡先を見てみましょう。。。。あれ？
共有されたはずの連絡先が表示されていません。
実は先ほど共有のために公開された連絡先は、
「すべての連絡先」を開くと公開範囲設定で共有された連絡先が表示されます。
！チェックポイント①
外部ユーザー（LINEユーザー/LINE WORKSユーザー）の連絡先を公開した場合、
公開された側（共有先のユーザー）のアドレス帳では「すべての連絡先」に表示されます。
もう一つ、公開元と公開先のユーザーでは異なる部分があります。
先ほど公開設定した外部LINE WORKSユーザーをアドレス帳で見てみましょう。
左側が公開元のユーザー、右側が公開先のユーザーの表示です。
上図のように公開された側のユーザーでは「トーク」がグレーになっており、公開された側のユーザーはアドレス帳からトークを開始できません。
今回の例で「外部LINE WORKSユーザーと直接つながった」のは「私（カスタマーサポート中の人）」です。
「サポートのメンバー」は連絡先を共有されただけであり、「直接外部LINE WORKSユーザーとはつながっていない」状態です。
！チェックポイント②
アドレス帳からメンバーを選択してトークを開始できるのは「直接つながったユーザーのみ」です。
トークを開始できるのは直接つながったユーザーのみですが、直接つながったユーザーと外部ユーザーのトークルームに招待を受けて参加した場合は外部ユーザーとトークできます。
※ただし、公開された側のユーザーも外部ユーザーとのトークできる権限を与えられている必要があります。
- 特定の社内のメンバーを検索できないように設定したい（管理者様向け）
例えば、会社によっては「特定の部署・職種のメンバーは他部署と連絡しなくても良いので、アドレス帳から他部署を見えないようにしたい」のような制限を設けたい場合があると思います。
そのような制限を行う場合、いくつかの方法がありますが、今回は「組織図の閲覧制限」という機能をご紹介します。
※「組織図の閲覧制限」機能は組織内のLINE WORKS管理者が設定可能な項目となります。またこの機能はスタンダード、アドバンストプランでのみご利用可能となっております。
「組織図の閲覧制限」は、「誰に」「どのような制限を設定するか」を組み合わせることによって、閲覧範囲を制限する機能です。
「誰に」を対象とするかは以下の対象から選択します。
| 対象 | 説明 |
| メンバー | メンバーを個別に選択して制限の対象とします |
| 利用権限タイプ | 選択した利用権限タイプが設定されているメンバーをまとめて制限の対象とします |
| 組織 | 選択した組織に所属するメンバーをまとめて制限の対象とします |
「どのような制限を設定するか」は以下のタイプから選択します。
| 制限 | 説明 |
| 所属組織のみ | 制限対象のメンバーは、組織図から自分が所属する組織の情報のみ閲覧できます |
| 所属組織 + 指定した組織 | 制限対象のメンバーは、組織図から自分が所属する組織と、管理者が任意で指定した組織のみ閲覧できます(※最大 50個) |
| 閲覧権限なし | 制限対象のメンバーは、組織図から自分以外のメンバー情報を閲覧できません |
閲覧制限は「単位」と「閲覧範囲」組み合わせて設定します。
では実際に操作して制限してみましょう。
まず、私の会社は以下のように4つの組織が存在しています。
私が所属する「サポートチーム」は以下のメンバーが所属しており、利用権限タイプの設定も異なっています。
| 名前 | 利用権限タイプ |
| カスタマーサポート中の人 | 設定なし |
| サポートのメンバー | 設定なし |
| サポート社員 | 社員 |
| サポートアルバイト | アルバイト |
今回は以下の2つの設定を行い、それぞれどのような違いがあるのかをご覧いただきたいと思います。
| 誰に | どのような |
| 利用権限タイプが「社員」のメンバーに | 「所属組織 + 指定した組織」のみ閲覧可能とする *1 |
| 利用権限タイプが「アルバイト」のメンバーに | 「所属組織のみ」閲覧可能とする |
*1 指定した組織は「リサーチチーム」と「事務チーム」を設定しています。
管理者画面で以下のように設定しています。
それぞれ以下のように設定しています。
※左が「社員」で右が「アルバイト」の設定です。
では実際に「サポート社員」と「サポートアルバイト」でアドレス帳がどのように表示されているのか確認しましょう。
利用権限タイプを「社員」に設定した、「サポート社員」がアドレス帳を開くと、以下のように所属組織（サポートチーム）と、指定された組織（リサーチチーム・事務チーム）のみ表示されています。
※前述の通り、他には「営業チーム」という組織がありますが、指定していないため表示されていません。
次に利用権限タイプを「アルバイト」に設定したサポートアルバイト」がアドレス帳を開くと、
所属組織のみが閲覧可能となっており閲覧範囲が制限されていることが分かります。
そして、私は利用権限タイプを設定していないので、すべての組織が表示されています。
いかがでしたでしょうか。
会社内のメンバー情報の公開範囲にお悩みの管理者様がいらっしゃればご参考にしていただければと思います。
では今回はここまで！
他にも気になっているサービスがあるよ！という方には、こちらから過去に掲載したCSブログの一覧がご覧いただけますので、過去のブログも参考にしていただければ幸いです。
