Driveは、社内メンバーと共有する「共有ドライブ」、トークルームで使用するドライブ、 自分のみが使用する「マイドライブ」があり、資料やデータを共有する範囲によって使い分けをしましょう。 ここでは、業務別にDriveの活用事例をご紹介します。

1. 建設業

現場全員に共有する必要がある資料やマニュアルは、「共有ドライブ」に保存しましょう。 建設プロジェクトなど、特定のトークルーム内でのみ共有したい場合は、 「トークルーム」で対象のフォルダに保存しましょう。

「共有ドライブ」は全体公開以外にも、特定メンバーのみに共有範囲を限定することも可能です。

2. 卸·小売業

製品の仕様書や画像、キャンペーン資料もDriveに保存して共有しましょう。 製品別、シーズン別にフォルダ分けすることで、期間が終了した製品等の内容も、後で確認することが可能となります。

「利用権限タイプ」を予め設定すれば、社員のみがアクセスできるよう制限することも可能です。

3. 不動産業

顧客へ配布するパンフレット等資料から、契約書の管理もDriveを利用してみましょう。 顧客情報など重要な内容を含む資料のフォルダは、アクセス権限で特定のメンバーのみに限定しましょう。

権限設定を活用して、アクセスできるメンバーを制限することも可能です。

4. 教育機関

学年別、課題別にフォルダを作成して、学習資料やカリキュラムの管理をしましょう。 リンク共有機能を使って、課題の資料や動画等を生徒に共有することも可能です。

リンク共有や、ファイルの中のテキストまで検索できる検索機能を使用してみましょう。

5. 美容業界

顧客別にフォルダを作成して施術経過の画像や、施術履歴などカルテの保存にも便利です。 再訪問する顧客に正確なアドバイスもできるため、信頼獲得も期待できます。 スタッフとデザインサンプルの共有スペースとしても利用できます。

共有ドライブの「説明」の項目を使って、Drive利用のルールを周知することも可能です。

6. デザイン/広告業

プロジェクトの進行別にフォルダを作成すると、現在進行中のプロジェクトに集中して確認できます。 終了したプロジェクトも、後からすぐに確認できるため、アーカイブとしても有用です。

万が一、誤って上書きした場合でも、「バージョン履歴」により以前のバージョンを復元できます。

以上、Driveの活用方法をご紹介しました。 ぜひ、皆さんの社内でもDriveを活用してみましょう！