2024.7.12
こんにちは！カスタマーサポートの中の人です。
さて7月となり梅雨も明け始めて、いよいよ夏に突入ですね！
この時期になると徐々に夏季休暇を取得される方もいらっしゃると思います。
また、業務上外出を伴うメンバーは炎天下により体調により一層の注意を払う日もあったりします。
主業務以外にも注意を向けることが多く、暑さも相まって目眩いがしそうですね。。。
そんな時に会社プロジェクト管理や取引先との情報共有、メンバー同士での休暇調整で頭を悩ますことはありませんか？
そんなお悩みですが、LINE WORKSの次の機能を使ってスマートに解決してみてはいかがでしょうか？！
✔ メンバーへの自動応答＋ステータス更新
✔ カレンダーで関係者に予定を共有
✔ 熱中症アラート
今回の記事でご紹介する機能を活用すれば、自動応答機能で取引先とのコミュニケーションをスムーズにし、カレンダー機能で全員のスケジュールを一元管理、さらに熱中症アラートでメンバーの健康を守ることができます。
これにより夏季休暇中でも効率的にプロジェクトを進めるための強力なツールとしてLINE WORKSを活用できます。
猛暑の中でもスマートに仕事を進めて涼しい夏休み,,,じゃない。涼しい顔でプロジェクトを進めるのに役に立つことを願っております。
では次のステップで、具体的な方法を見ていきましょう。LINE WORKSを活用して、この夏を快適に乗り切りましょう！
外部・内部メンバーへの自動応答でコミュニケーションを回そう
さて普段皆さんが予定通り進行しているプロジェクトもメンバーが夏季休暇として長期のお休みに入ると、どうしても取引先やプロジェクトのメンバーとのコミュニケーションが滞りがちになりますよね。
そんな時、LINE WORKSで自動応答機能を設定することでコミュニケーションの停滞を予防可能になります。
例えば、「只今、夏季休暇中のため、返信が遅れる場合がございます。緊急のご用件はお手数ですが同プロジェクトメンバー○○までご連絡ください。宛先：XXXX 」というメッセージを設定しておけば、自動応答でプロジェクトについてのコミュニケーション先をお相手へ連携することも可能です。
具体的には、次の自動応答機能を活用いただくことでお伝えできます。
- 自動応答トークを設定する
※自動応答トークのご利用にはスタンダードプラン以上が必要です。
2. ステータス設定＋自動返信メール（社内・社外）を設定する
※自動返信メールのご利用にはアドバンストプランが必要です。
カレンダーで関係者に予定を共有
次に上記の自動応答以外にも周知する方法として「カレンダー」を活用する方法もあります。
この方法でカレンダーをみてどのメンバーがいつ勤務日で、いつ休暇日かわかりやすくなります。
過去のブログ「いまさらだけど聞いておきたい LINE WORKSカレンダーの基本をおさらい」でも使い方をご紹介しているので良ければご覧下さい。
お話を戻します、カレンダーで関係者へお知らせする方法として「グループトークルームを作る」方法があります。
まずプロジェクトメンバーでの共有を一例として共有先に社内メンバーを指定した専用の「マイカレンダー」を作成します。
ex. 2024年OOプロジェクト、2024年夏休みカレンダー等の任意の名称で作成可能
（「サポート本部の夏季休暇」というマイカレンダーを作成した画像例）
（「カレンダーの共有」機能の画像例）
作成したカレンダーの共有を行う際に「予定の管理」権限を設定する必要があるのでご注意ください。
作成したカレンダーに対して、各メンバーが休暇予定を作成すると普段から使うカレンダーの中にメンバーの休暇予定も出現します。
これでメンバーの業務予定と休暇を照会管理できます。
また予定作成時に通知方法「サービス通知 / メール」をONにすることで、お休みを知らなかった人にも周知しやすくなりますね。
ただしこの方法では外部のメンバーに予定が共有できません。
その場合は「外部にカレンダーを共有する」機能によりURLまたはHTML形式でカレンダーの内容が閲覧できますので事前にご連絡いただければ共有も可能です。
※管理者が管理者画面にて、当機能を有効にした場合に使用できます。
熱中症アラートで危機管理もスマートに
さて、夏休みばかり取り上げてきましたが、夏のあいだ全てのメンバーがお休みなことはないですよね。
炎天下の中でもお仕事を進めるため外出を伴うメンバーがいると思いますが、外出するメンバーはこの時期、熱中症の危険が隣り合わせとなりますね。
どれだけ暑さに強い方がいたとしても人である以上、健康管理として注意し気を回す必要が出てきます。
LINE WORKSの中にはビジネスのみならず、夏の期間限定で「熱中症アラート」というアプリが登場します。
このアプリでいつものトーク画面に、その日の熱中症アラート情報が自動で送信されてくるので、あらかじめ対策とりやすくなりますね！
使い方は簡単です。
- 管理者が「熱中症アラート」アプリを管理者画面で追加
→ メンバーに「熱中症アラート」が追加されたことが通知される
2. 「熱中症アラート」アプリを使いたいメンバーはサービス通知から「熱中症アラート」の通知をタップして利用開始する
3. メニューから「配信設定」で配信対象となる都道府県等と暑さ指数を設定
いかがでしたか。今回はいささかお休みに話が寄ってしまいましたが、猛暑で体に無理をきかせて壊さないよう自身の安全を管理することもお仕事を進める中で大切なことだと思います。
その中で数日お休みを取られたとしても、LINE WORKSがあればチームワークがもっとスマートに動くお手伝いができそうです。
そしてここまで読んでいただいた方に朗報です。
もっと気軽にLINE WORKSのことを相談できる「AI相談室（β版）」が特設されましたー！
実は聞きづらかったちょっとした事でも、この相談室なら聞いてみたくなるのではないでしょうか。
是非ページへ訪れて、お試しに使ってみて下さいね。
それではまた次回のCSブログでお会いできるのを楽しみにしております。
「みんなをつなげる」LINE WORKSをこれからもよろしくお願いします！！
こちらから過去に掲載したCSブログの一覧がご覧いただけますので、過去のブログも参考にしていただければ幸いです。
