メンバー削除前の点検項目
メンバーのアカウントを削除する前に、削除されるデータ項目を確認し、必要な処理を行なってください。
Step 1: 削除項目の確認
アカウントを削除すると組織/グループからメンバーが削除され、メンバー個人のデータも削除されます。
削除されるメンバーのデータは下記の通りです。掲示板の投稿、アンケート、共有カレンダーなど、他のメンバーに共有されているデータは削除されません。
- トーク: 退社したメンバーはすべてのトークルームから自動的に退室され、アカウント削除を取り消した場合でも、［過去のトークを公開］が設定されているトークるーむを除く、他のトークルームでは過去のトーク内容を確認することはできません。ただし、他のメンバーの画面には退社したメンバーとのトーク内容が残ります。
- カレンダー : メンバー個人の予定
- ただし、CalDAV でノートパソコン、携帯などに同期された予定は、デバイスからは削除されません。
- Drive : メンバーの個人フォルダおよびファイル
- ただし、ノートパソコン、携帯などにダウンロードされたファイルは、デバイスからは削除されません。
- タスク : 依頼者と担当者がいずれも削除されたタスク
- メール : 削除するメンバーのメールフォルダのメール
- ただし、POP3 設定でノートパソコン、携帯などにダウンロードされたメールは、デバイスからは削除されません。
また削除するアカウントは、LINE WORKSアカウントでログインするすべてのサービスで利用できなくなります。
Step 2 : データのバックアップ
削除するメンバーのデータについてバックアップが必要な場合は、管理者またはメンバーがLINE WORKSサービス内でデータをバックアップできます。
Step 3 : 他のメンバーにデータを移行
- メール : メンバーが環境設定でバックアップしたメールファイルを他のメンバーのメールフォルダにインポートできます。移行先のメンバーはブラウザ版の環境設定からemlファイルをアップロードします。
- アンケート : 管理者画面でアンケートの作成者の権限を他のメンバーに委任し、データを移行することができます。
- Drive : メンバーのデータを移行する場合、アカウント削除前に管理者がメンバーの個人フォルダのファイルを他のメンバーの個人フォルダまたはトークルームフォルダに移行します。
Step 4 : マスター権限の移行
削除するメンバーがLINE WORKSサービス内でマスターになっている場合、他のメンバーにマスター権限を付与します。
カレンダーマスターの権限
組織/グループマスターの権限
掲示板管理者の権限
共有ドライブマスターの権限
アンケート作成者の権限
顧客/取引先の連絡先の管理者権限
管理者権限
最高管理者の権限
Step 5 : 強制ログアウトおよびパスワード再設定
メンバーのアカウントを削除できない場合、管理者はログイン中のデバイスから強制ログアウトさせることができます。その後メンバーが再びログインできないようにパスワードを変更します。
携帯番号またはLINEでのログインを利用している場合、パスワードを変更してもログインできるので、必ず事前に連携を解除してください。
削除前の点検事項を確認して処理を完了したら、アカウントを削除します。会社データの流出を防ぐためにも、退職したメンバーのアカウントは必ず削除してください。
メンバーのアカウントを削除する
- 管理者画面メニューの [メンバー] を開いて [メンバー] を選択し、削除するメンバーを検索します。
- メンバーを選択して、「メンバー情報」画面を開きます。
- 画面上部の [その他] をクリックし、[アカウント削除] をクリックします。
- 注意事項にすべてチェックして、[削除] をクリックします。
アカウント削除時の処理
- 管理者がアカウントを削除すると、メンバーはLINE WORKSからログアウトされ、再度ログインできません。
- LINE WORKSアカウントでログインしている他のサービスも、すべて利用できなくなります。
- 各組織/グループから削除され、プロフィール写真や名前を選択すると削除されたメンバーとして表示されます。
間違えてアカウントを削除してしまったなどの理由で削除を取り消したい
- メンバーのアカウントを削除して 7 日以内であれば削除を取消してアカウントを復元できます。
- アカウントの削除をキャンセルすると、削除する前の状態に復元されます。アカウントを削除後に削除したデータは復元されません。
マスターが退職してサービスの管理ができない
各サービスのマスターが退職してしまった場合、管理者が環境設定および管理者画面でマスターを指定したり、カレンダーで招待された予定はメンバーが自身で削除することができます。削除されたメンバーのメールアドレスを利用したい
アカウント削除後、管理者画面で設定することで、削除されたメンバーが使用していたメールアドレス宛に送信されたメールを受信することができます。 削除されたメールアドレスを別のメンバーのサブメールアドレスに追加する方法と、グループのメーリングリストとして設定する方法があります。 ただし、アカウントを削除して 7 日が経過し、アカウントが完全に削除されてから設定可能です。最高管理者のアカウントを削除したい
最高管理者のアカウントを削除する場合、事前に最高管理者の権限を他のメンバーに委任する必要があります。