退職者が出たとき、管理者は以下の処理を行ってください。
退職者が出たときに管理者が行うべき作業
- Driveにある退職者のデータを移行する（アドバンストプランまたはオプション商品を契約しているスタンダードプランのみ）
退職者がDriveを使用してファイルを格納していた場合、退職者のデータを在職するメンバーまたは組織/グループへ移行してください。退職者のアカウントを削除すると削除されたアカウントのDriveのデータも削除されます。 - アカウントを削除する*1
退職者のアカウント（メンバー）を削除します。アカウントを削除しないと、有償プランの場合は1ユーザー分の料金が継続して発生します。フリープランでは費用は発生しませんが、利用できるユーザー数(上限100名まで）にカウントされます。
退職者が出たときに管理者が必要に応じて行う作業
- トークをバックアップする
退職者が含まれるトークルームでトークの保存を行うか、監査のトークログで退職者のログを検索し、ログのダウンロードを行ってください。 - アドレス帳をバックアップする
連絡先エクスポートを使用し、アドレス帳のバックアップを行います。 - カレンダーをバックアップする
予定のエクスポートを使用し、カレンダー情報のバックアップを行います。 - アーカイブデータをバックアップする*2
退職者のアカウントでトークとメールのアーカイブデータを検索、抽出し、結果をダウンロードしてバックアップを行います。
*1 退職者のアカウントを削除しても、退職者が利用していた各サービスの監査記録は残ります。
*2 アーカイブ機能は、スタンダード/アドバンストプランでトークのアーカイブのオプション商品を追加、またはアドバンストプランでメールのアーカイブのオプション商品を追加すると利用できます。
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