2023.09.19
こんにちは！カスタマーサポートの中の人です。
みなさん、普段トークルームで何を行いますか？
トークルームの相手とチャットでメッセージや画像などの送受信や通話機能をご利用だと思いますが、もし、他の機能は使ってないよ！という方はぜひここでご紹介するさまざまな機能も活用していただきたいと思い今回のブログでご紹介することにしました。
みなさんが普段使用しているトークルームには、いくつかの種類があります。詳しくは以前紹介しているのでブログを見てみてください。
今回はその中の、複数人トークルームや組織/グループトークルームで利用できる便利なトークルーム機能をご紹介したいと思います。
トークルームでは、チャットや通話以外にも、実は以下のような便利な機能「トークルーム機能」をあらかじめ提供しています。
下記は、そのトークルームのメンバーで共有して利用できる機能です。
・ノート （トークルーム内の掲示板のようなもの）
・予定 （トークルームメンバーで利用できるカレンダー機能）
・タスク （トークルームメンバーのタスク機能）
・フォルダ（トークルームメンバーで利用できるフォルダ機能）
・コンテンツ（トークルームに投稿された写真や動画をまとめて表示できる画面）
今回は、これらの機能の中から「フォルダ」の機能をご紹介しようと思います。
みなさんは、資料をトークルームのメンバーに渡すとき、どのように共有していますか？
例えば、「ちょっとした参考資料の共有だし…」とトークに貼り付けてファイル送信！と、メンバーへ共有することはよく有ると思います。
ただ、しばらくしてから「あの資料ってどこで渡したっけ…」と資料検索に一苦労する事や、
「前に共有して貰ったPDFだけど、保存期限切れていて確認できない…！！」など、ちょっと困ったことはありませんか？
そうでなくてもトークルームでは新しい会話が沢山のメンバーから送られてくるため、共有した資料も画面からスーッと流れていってしまうこともあるかと思います。
このように「どこかで渡したはず」や「期限切れで見られない…」と困らない為にも、固定の保管場所作りに「フォルダ」をご利用いただければ、トークルームで会話に参加しながら共有したい資料を保存/確認することも可能なのです。
では、「トークルーム機能」はどこから利用できるのでしょうか？
※自社のLINE WORKS管理者でこの機能を制限している場合は表示されませんのでご了承下さい。
［トーク機能画面の開き方］
ブラウザの場合
モバイル版アプリの場合
PC版アプリの場合
※PC版アプリの場合、赤枠内のアイコンをクリックすると、ブラウザ画面が開いて、それぞれのトーク機能を利用できます。
では、ここからようやく「フォルダ」の使い方です。
［フォルダへのファイル保存方法手順］
ブラウザの場合
まず、画面右側の、「フォルダ」タブを選択、新規作成を開いた中で「アップロード」を選択します。
保存したいファイルを選択して、ファイルの保存が完了すると「アップロード完了」との表示が出てきます。
ここに保存されたファイルは、このトークルームの中のメンバーが自由に利用できるファイルです。
［新規フォルダ作成］で自由にフォルダ階層を分けて、ファイルを管理することもできます。
「フォルダ」の利用方法自体は簡単ですね。
「フォルダ」には単に保管するだけでなく、ファイルのバージョン履歴という「上書き前の状態を保存する」機能などもあります。
トークメンバーの誰かが変更した内容以前のファイルの中身を確認できるので、便利な機能です。
他にも便利な機能があるので、
これらをもうちょっと詳しく知りたい、という方はヘルプセンターにも遊びに行ってみてくださいね。
さて、ここまでファイルを共有する方法として「フォルダ」をご紹介してきましたが、実はあまり知られていない側面として「容量」の管理でも便利な点があるのです。
LINE WORKSは、利用するプランや利用メンバーの数に応じて、共有で利用できる共有ストレージ（ファイル保存領域）の容量が決まっています。
トークルームで送受信された画像やその他ファイルに関しても、この共有ストレージに保存されることになります。
ここでよく利用者さまから寄せられる相談をご紹介します。
質問：トークルームで、「サービスで利用可能な容量が不足しています」とメッセージがでて、画像を送信できません！
共有ストレージの容量がいっぱいになると、上記質問者のようにエラーメッセージが表示されて、トークルーム上でファイルの送信ができない状況が発生することになります。
トークルームで送受信されたファイルは一定期間を過ぎると自動で削除されますが、任意で削除することはできないため、管理者の方は困ってしまいます。
そのようなときに便利な使い方としてご紹介するのが、トークルームでのフォルダ機能です。
トークルームでファイルを送信する代わりに、トークルームのフォルダにファイルを保存し、リンク共有機能を使って、トークルームのメッセージにファイルの場所へのリンクを簡単に送信。
このような使い分けをしておくと、もし共有ストレージの容量がいっぱいになり、トークのファイル送受信やその他作業で支障が出たときに、簡単に不要なファイルだけの削除や整理を行うことが可能になります。
不要となったファイルやデータを削除する際に違いがあり、任意のファイルを選択して削除できたり、その削除により使用容量が空いたりと管理の面で便利なのです。
どうですか？ 便利な機能だなと思っていただけたでしょう？
「フォルダ」でのファイル削除の例を見てみましょう。
赤枠にある現在の容量を確認して、このフォルダ内で一番大きい使用量の青枠のファイルを削除してみます。
ファイルの右側にある３つの縦並び点「…」をクリック、削除を選択し「OK」を押します。
するとファイルは「ゴミ箱」へ移動することになり、ここではまだ使用容量は減っていません。
この「ゴミ箱」でも同じ手順でファイル削除をすすめると、完全に削除しますか？と案内が表示されます。
ここで「OK」を押すとこの「フォルダ」からファイル分の容量が空きます。
このように「フォルダ」でファイルを保存しておくと後々の「容量」管理で楽になることがあります。
単にファイル共有という点では「トークでのファイル送信」と「フォルダ」の違いについて活用方法を想像しづらいかもしれないのですが、「容量」のように他機能との関連が見えてくると、LINE WORKSの活用方法がまた一味違って見えてきそうですよね。
いかがでしたでしょうか？他にもまだまだご紹介したいのですが、少し長くなってしまいましたので今回のブログはここまで！とさせていただきたいと思います。
それでは「仕事、楽しい」を広げるLINE WORKSをこれからもよろしくお願いします！！
こちらから過去に掲載したCSブログの一覧がご覧いただけますので、過去のブログも参考にしていただければ幸いです。
