共有ストレージの使用状況を一目で確認します。
共有ストレージは社内メンバーが共用するサービスのためのストレージで、下記のサービスで使用されます。
- トークから送受信した添付ファイル
- 組織/グループトーク、予定、フォルダ、ノートにアップロードや共有したファイル
- 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイル
- アンケートに添付したファイル
- カレンダーの予定に添付したファイル
- タスクに添付したファイル
- テンプレートに添付したファイル
- Drive（アドバンストプランでのみ利用可能、スタンダードプランではDriveオプション商品を追加して利用）にアップロードしたファイル
メールの容量は共有ストレージを使用しません。共有ストレージの容量は、ご契約の料金プランによって異なります。詳細は 利用料金のご案内をご参考ください。
- 管理者画面の左側メニューから［統計］を選択します。モバイルからは
ボタンをタップするとメニューが表示されます。 - 統計メニューの下位の［共有ストレージ］を押し、［共有ストレージ］画面に移動します。
共有ストレージの使用容量
共有ストレージの空き容量と使用中の容量を確認できます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。サービス別の使用容量を確認できます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 利用可能な最大容量です。ご契約の料金プランによって容量が異なります。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージで現在使用中の容量です。
組織/グループを削除しなくてもトークファイルの容量を削除後復元できる30日間は共有ストレージから削減されません。
共有ストレージの使用率が50％、60％、70％、80％、90％、100％に達すると、管理者権限を持つすべてのメンバーにトーク通知が送信されます。
共有ストレージの使用率が100％になると、共有ストレージを利用する各サービスの機能が制限されます。
使用状況
共有ストレージの使用状況を確認することができます。
期間を指定して照会や、xlsx 形式でダウンロードできます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージで現在使用中の容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。サービス別の使用容量を確認できます。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージ全体の容量のうち、使用中の容量の割合です。目盛はグラフの左側に表示され、単位は%です。
サービス別容量ー合計
サービス別の使用容量を確認できます。
期間を指定して照会や、xlsx 形式でダウンロードできます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 合計を選択すると、各項目を積み上げたグラフが表示されます。各項目が全体に占める割合をひと目で確認できます。
| 掲示板 | 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイルの容量テキストは共有ストレージの容量を使用しません。 |
| トーク(ノート・フォルダを含む) | 一般トークルームまたは組織/グループトークルームから添付したファイル容量と、トークルームノートとフォルダにアップロードしたファイルの合計容量 |
| カレンダー | 予定に添付したファイルの合計容量 |
| アンケート | アンケートに添付したファイルの合計容量 |
| タスク | タスクに添付したファイルの合計容量 |
| テンプレート | テンプレートに添付したファイルの合計容量 |
| Drive | Driveにアップロードしたファイルの合計容量 |
- 検索：特定期間に設定や、直接検索する期間を入力して［検索］を押して統計を確認します。直近1年間分のデータのみ照会できます。
- ダウンロード'ダウンロード'をクリックすると、画面のデータをエクセルファイルとしてダウンロードします。
共有ストレージを超過した時、共有ストレージを使用するサービス別にファイルを保管する期間の変更や、組織/グループ管理機能から共有ストレージを確保できます。
空き容量の確保
トーク
| ファイル種類 | 削除条件 |
| トークで送信したファイル | トークからから直接添付して共有したファイルです。
［管理者画面＞サービス＞トーク＞ファイル、写真ダウンロード期限］を短く設定すると、期間を過ぎたファイルが削除されます。ファイル数によって削除に時間がかかる場合があります。 |
| トークルームフォルダ内のファイル | トークルームのフォルダから削除します。削除したファイルはゴミ箱に移動され、管理者画面から設定した［ゴミ箱の保管期間］が過ぎると完全削除されます。 |
| トークルームノート内のファイル | 削除した投稿、コメントの添付ファイルはゴミ箱に移動され、［ゴミ箱の保管期間］が過ぎると完全削除されます。 |
保管期間の詳細は下記の通りです。
掲示板
| ファイル種類 | 削除条件 |
| 投稿の添付ファイル | ファイルが添付された掲示板の投稿またはコメントを削除します。削除したファイルはゴミ箱に移動され、管理者画面から設定した［ゴミ箱での保持期間］が過ぎると完全削除されます。 |
保管期間の詳細は下記の通りです。
カレンダー
| ファイル種類 | 削除条件 |
| 予定の添付ファイル | 予定を削除すると、添付ファイルも削除されます。 |
アンケート
| ファイル種類 | 削除条件 |
| アンケートに添付した画像 | アンケートを削除すると、添付画像も削除されます。 |
タスク
| ファイル種類 | 削除条件 |
| タスクに添付したファイル | タスクを削除すると、1時間以内に添付ファイルも削除されます。 |
テンプレート
| ファイル種類 | 削除条件 |
| テンプレートに添付した画像ファイル | 管理者画面で設定した［テンプレート＞画像の保存期間］が過ぎると、テンプレートに添付された画像ファイルは削除されます。 |
Drive
| ファイル種類 | 削除条件 |
| Driveのファイル | Driveからファイルを削除します。削除したファイルはゴミ箱に移動し、管理者画面から設定した「ゴミ箱の保管期間」に準じて完全に削除されます。 |
保管期間の詳細は下記の通りです。
組織／グループ管理機能での空き容量の確保
利用しない組織/グループの削除や、組織/グループトークルーム機能のデータを削除して、空き容量を確保できます。
組織/グループの削除
「管理者画面＞メンバー＞組織」または「管理者画面＞メンバー＞グループ」を押して、削除する組織またはグループを選択して削除します。
削除後にデータ復元できる30日間は共有ストレージを使用します。
ただし、 削除して［メンバー＞組織データを復元］または［メンバー＞グループ＞グループデータを復元］から［完全削除］からデータを完全に削除すると空き容量 を確保することができます。
組織/グループトークルーム機能のデータの削除
- ［管理者画面＞メンバー＞組織］または［グループ］メニューを押して、データを削除する組織名またはグループ名をタップします。
- 画面下部の［修正］を押して、トークルーム機能の［データ削除］を押してデータを削除すると、削除した容量が共有ストレージとして確保されます。