この機能はLINE WORKSサービスのスタンダード、アドバンストプランでLINE WORKS ワークフローオプションを追加した場合のみご利用できます。
決裁申請の通知は、会社の管理者が設定したチャンネルに送信されます。管理者が設定していない通知項目に限り、通知設定を変更できます。
文書の決裁
文書を決裁できます。
ブラウザ版
- ブラウザ版で
をクリックし、ポップアップで［ワークフロー］をクリックします。 - 決裁が必要な文書は、［ワークフロー >決裁文書 > 承認待ち］メニューから確認できます。
- 必要に応じて、［設定］をクリックして承認者を追加します。
- 決裁する文書のタイトルをクリックします。 グループ会社として利用する場合、承認待ち文書一覧には、元の所属会社のメンバーおよびグループ会社の他社のメンバーが決裁申請した文書が併せて表示されます。
- 文書の内容を確認します。
-
- 承認者は、添付の関連文書 をクリックして確認できます。
- 必要に応じて、［設定］をクリックして承認者を追加します。（決裁ラインの設定参照）
- 必要に応じて、承認者のコメントを入力します。
- ［共有範囲］を確認します。
- 管理者または文書作成者が設定した［共有範囲］、［共有対象］が自動表示されます。管理者が［共有対象変更］を［許可しない］に設定した場合、管理者が設定した共有範囲は変更できません。
- 管理者が申請フォーマットの共有対象変更を［許可］に設定した場合、文書の承認者は共有設定を変更できます。
- 必要に応じて、［更新履歴］をクリックし、文書の決裁ライン変更履歴、共有設定変更履歴を確認します。
- 必要に応じて、［通知をOFFにする］をクリックし、該当文書に関する通知をオフにします。
- 決裁通知を設定している場合でも、個々の文書画面で通知をオフにすると、その文書に関する通知は自分に届きません。
-
- 文書を決裁します。
-
- 承認者が組織の場合、部署に所属する全社員に決裁通知が送信されます。決裁時点で任意の部署に所属するメンバーは、決裁順の［ワークフロー > 承認待ち］または［予定されている進行中文書］文書フォルダで文書をクリックして決裁できます。決裁した社員だけでなく、その部署に所属する社員は全員、その文書を確認できます。
- 決裁ボタンの名称は、管理者の設定によって異なる場合があります。
- 決裁が完了すると、設定に応じて、サービス通知またはメールで決裁完了の通知が届きます。
モバイル版
- モバイルホームの［サービスメニュー］で［ワークフロー］をタップして移動するか、［決裁文書］ウィジェットをタップします。 グループ会社として利用する場合、承認待ち文書エリアには、本来の所属会社のメンバーおよびグループ内の他社のメンバーが決裁申請した文書が併せて表示されます。
- ［承認待ち］ 文書一覧から決裁する文書を選択します。
- ［決裁ライン］をタップして承認者を確認し、必要に応じて追加します。（決裁ラインの設定参照）
- 必要に応じて、［共有］をタップして文書の共有対象を確認、修正できます。
- 管理者または文書作成者が設定した申請フォーマットの共有範囲が表示されます。
- 管理者が申請フォーマットの共有対象変更を「許可」した場合、文書の承認者は共有設定を変更できます。
- 必要に応じて、［コメント］をタップして共有範囲のコメントを作成できます。
をタップして、共有範囲のコメントにファイルを添付できます。
- 必要に応じて、
をタップした後、［更新履歴］をタップし、文書の決裁ライン変更履歴、共有設定変更履歴を確認できます。 - 必要に応じて
のON/OFFをタップし、文書に関する通知機能を設定できます。
- 通知設定が有効になっていても、個々の文書画面で通知をオフに設定している場合、その文書に関する通知は自分に届きません。
- ［承認処理の選択］をタップします。
- 承認者が組織の場合、部署に所属する全社員に決裁通知が送信されます。部署に所属するメンバーは、決裁順の［ワークフロー > 承認待ち］または［予定されている進行中文書］文書フォルダで文書を選択して決裁できます。決裁した社員だけでなく、その部署に所属する社員は全員、その文書を確認できます。
- 決裁ボタンをタップして、文書を決裁します。
- 決裁ボタンの名称は、管理者の設定によって異なる場合があります。
- 決裁が完了すると、設定に応じてサービス通知またはメールで通知が届きます。
- 文書に決裁を行った後承認待ちの文書が残っている場合は、ポップアップウィンドウに待機中の文書一覧が表示されます。文書のタイトルをクリックすると、次の文書をすぐに確認し、決裁できます。
メール画面での文書の決裁
メール画面で文書を決裁できます。
- 受信した決裁申請メールで、文書の内容を確認します。
- メール画面で［委任］、［却下］、または［承認］をクリックします。
- 文書が決裁されます。
- メール画面の決裁ボタンの名称は、管理者の設定によって異なる場合があります。
- 決裁ラインを修正または共有設定を変更した後、決裁を行うには、［文書に移動する］をクリックしてブラウザ版画面に移動し、ブラウザ版での文書決裁の手順をご参照ください。
状況に応じた決裁処理
状況に応じて、以下の内容を参考に決裁手続きを行います。
承認/却下/委任
決裁区分が承諾、合意 、並列承認 、並列合意のいずれかの場合は、決裁ボタンのいずれかをクリックして決裁します。
- 「承認」(または「承諾」「許可」、「確認」で表示)：文書の内容に同意し、次のステップに進む
- 「却下」(または「否認」「キャンセル」で表示)：文書の処理を停止し、それ以上処理を行わない
- 「委任」(または「代理処理」「代行処理」で表示)：文書における意思決定の義務を他者に委ねる
並列決裁者または合意者として意思表示している途中で、他の並列決裁者または合意者が内容を修正、または決裁ラインを変更すると、内容が保存されない場合があります。更新および確認作業を行った後、処理を行ってください。
- 決裁区分が「自動承認」の場合、決裁ラインに残っていても、別途の同意手続きは必要ありません。
- 自動承認 承認者には、自動的に同意された旨の通知が送信されます。
- 決裁委任が必要な場合は、［委任］をクリックし、決裁代理人を検索して選択します。
- 決裁代行者に対して、決裁を申請する通知メールが送信されます。
- 決裁の進捗状況は、委任を受けた人と委任した人の［ワークフロー > 決裁文書 > 承認待ち］、［予定されている進行中文書］メニューで確認できます。
- 決裁が完了すると、委任を受けた人と委任した人の双方に通知が届きます。
決裁ボタンの名称は、管理者の設定によって異なる場合があります。
差し戻し
決裁管理者が決裁差し戻しを許可するように設定した場合、決裁ボタン領域に［差し戻し］ボタンが追加表示されます。 ［差し戻し］は、決裁者が文書の修正を申請し、作成者に文書を差し戻す機能です。［却下］とは異なり、文書の決裁は終了せず、作成者は同じ文書を修正した後、再度決裁を申請できます。
- 差し戻しは、現在の決裁順の承認者のみ実行できます。
- 差し戻しの際、承認者は差し戻し意見を記入できます。
- 差し戻し作成された文書は、作成者の承認待ち文書フォルダに表示されます。
- 再度提出すると、既存の文書番号を維持したまま、ワークフローが再度行われます。
- 既存の決裁履歴は維持されます。
- 差し戻し作成された文書については、作成者と既存承認者へ通知が送信されます。
差し戻し作成された文書は、新しい文書として作成されるのではなく、既存の文書を修正して再申請します。既存の文書番号と決裁記録は維持されます。
承認を保留
ワークフロー管理者が承認を保留を許可するように設定した場合、決裁ボタン領域に［保留］ボタンが追加で表示されます。文書を保留すると、文書の処理が一時停止します。
- ワークフローを保留すると、次の決裁者は決裁できません。ただし、同一並列承認（合意）ライン上の承認者は決裁できます。
- 文書保留を処理する際に保留のコメントを入力することができ、保留のコメントは文書閲覧画面で確認できます。
- 保留した承認者はいつでも再度決裁できます。
承認引き戻し
文書を決裁処理したメンバーは、自分が承認した文書を承認引き戻しできます。 自分が承認した文書は、決裁ライン領域の自分の名前の横に承認引き戻しが表示されます。文書の承認を取り消すには、［承認引き戻し］をクリックします
- 次の承認者が承認する前までのみ承認引き戻しできます。
- 自動承認された承認引き戻しできません。
- 却下および委任はキャンセルできません。
- 文書を承認引き戻しすると、文書は決裁前の状態に戻り、再度決裁できる状態になります。