Driveサービスのメタデータテンプレート、カスタムメタデータ、フォルダテンプレートの適用を設定します。
メタデータテンプレート
ファイルに追加で入力するデータ項目（メタデータ）のテンプレートを作成して管理します。
各テンプレートには、テキスト、数値、日付、単一選択、複数選択など、さまざまな形式の項目を追加できます。
1つのテンプレートには最大50個の構成を、1つのドメインには最大150個のテンプレートを作成できます。
- 管理者画面の左側メニューで［サービス］を選択してメニューを開き、［Drive］を押して［Drive］画面に移動します。モバイルからは
ボタンをタップするとメニューが表示されます。 - ［メタデータ］タブを選択します。
- ［メタデータフォーマット］ の右側にある「管理」ボタンをクリックして、［メタデータフォーマット］ の管理画面に移動します。
テンプレートの作成
新しいメタデータテンプレートを作成します。
- ［メタデータフォーマット］ 管理画面の右上にある「追加」ボタンをクリックします。
- 「フォーマット名」の「フォーマットの追加」フィールドに、80文字以内のテンプレート名を入力します。
- ［フォーマットの使用設定］項目で［使用］または［使用しない］を選択します。
- ［使用しない］に設定すると、作成直後からDriveサービスに表示されなくなります。
- ［項目を追加］ボタンを押して、入力項目を追加します。
- 各構成について、名前と属性の種類（テキスト、数値、日付、単一選択、複数選択）を指定します。
- 単一選択型または複数選択型の場合は、［選択項目］に選択肢を入力してください。
- オプションをさらに追加するには、最後のオプション項目の右側にある追加アイコンを押します。オプションは最大20個まで追加できます。
- 必須入力項目として指定するには、［必須項目］をオンにします。
- 構成の左側にある移動アイコンをドラッグすると、順序を変更できます。
- ［作成］ボタンを押します。
- 1つのテンプレートには、最大50個の構成を追加できます。
- 選択式構成のオプションは、項目ごとに最大255文字まで入力できます。
- 1つのドメインにつき、最大150個のテンプレートを作成できます。上限に達すると、［追加］ボタンをクリックした際に［追加できるフォーマット数の上限に達しました。］という案内が表示されます。
テンプレートの修正
作成済みのメタデータテンプレートの名前、使用状況、構成を変更します。
作成した構成のプロパティの種類は変更できません。プロパティを別のタイプに変更する必要がある場合は、その設定を削除し、新しい設定を追加してください。
- 「編集」管理画面の右上にある［メタデータフォーマット］ボタンをクリックして、編集モードに切り替えます。
- 編集するテンプレートの名前を選択します。
- ［フォーマットの修正］ で、名前、テンプレートの使用有無、構成を変更します。
- 構成を削除すると、その構成に入力されたメタデータ値も一緒に削除されます。
- 構成を新たに追加すると、すでにテンプレートが適用されているファイルにも、空の値として反映されます。
- 選択型構成の既存オプションはテキストのみ編集でき、削除できません。オプションは追加できます。
- ［確認］ボタンを押します。
- ［変更した内容を保存しますか？］確認で［確認］ボタンをクリックします。
- 画面の右上にある［保存］ボタンをタップします。
- ［変更内容を保存しますか？］確認で［確認］ボタンをクリックします。
変更内容は、最大5分以内にドライブサービスに反映されます。
テンプレートの削除
使用していないメタデータテンプレートを削除します。
削除されたテンプレートが適用されていたファイルのメタデータ値も一緒に削除され、復元できません。
- 「編集」管理画面の右上にある［メタデータフォーマット］ボタンをクリックして、編集モードに切り替えます。
- 削除したいテンプレートの左側にあるチェックボックスにチェックを入れます。複数のテンプレートを同時に選択できます。
- ［削除］ボタンを押します。
- ［選択したフォーマットを削除しますか？］確認で［確認］ボタンをクリックします。
- 画面の右上にある［保存］ボタンをタップします。
- ［変更内容を保存しますか？］確認で［確認］ボタンをクリックします。
- 削除されたテンプレートが適用されていたファイルのメタデータも一緒に削除されます。
- 編集モードで［保存］ボタンを押す前に［キャンセル］ボタンを押すと、削除したテンプレートがリストに再び表示されます。
テンプレートの使用設定の変更
作成済みのメタデータテンプレートを一時的に無効にする、または再度有効に変更します。
使用停止に変更すると、Driveサービスではそのテンプレートを新たに適用または検索できなくなりますが、入力済みのメタデータ値は保持されます。
- 「編集」管理画面の右上にある［メタデータフォーマット］ボタンをクリックして、編集モードに切り替えます。
- 変更するテンプレートの名前を選択します。
- 「使用しない」の「フォーマットの使用設定」項目で、［使用］または［フォーマットの修正］を選択します。
- ［確認］ボタンを押します。
- ［変更した内容を保存しますか？］確認で［確認］ボタンをクリックします。
- 画面の右上にある［保存］ボタンをタップします。
- ［変更内容を保存しますか？］確認で［確認］ボタンをクリックします。
カスタムメタデータ
編集権限を持つメンバーによる、ドライブサービス上でのテキスト形式メタデータの直接追加を設定します。
使用に変更すると、編集権限を持つメンバーがテキスト形式のメタデータを自由に追加できるようになります。
未使用に変更すると、カスタムメタデータ機能が無効になり、入力済みのカスタムメタデータもすべて削除されます。
- 管理者画面の左側メニューで［サービス］を選択してメニューを開き、［Drive］を押して［Drive］画面に移動します。モバイルからは ボタンをタップするとメニューが表示されます。
- ［メタデータ］タブを選択します。
- ［カスタムメタデータ］項目の［機能の使用］右側にある
アイコンをタップします。 - 「機能の使用」 項目をオンにします。
- 画面の右上にある［保存］ボタンをタップします。
カスタムメタデータを未使用に変更すると、入力済みのメタデータも一緒に削除され、復元できません。
フォルダテンプレートの適用
フォルダに指定したメタデータテンプレートの、フォルダ内すべてのファイルへの自動適用を設定します。
使用に変更すると、フォルダマスターがフォルダにテンプレートを指定し、フォルダ内のファイルにメタデータテンプレートを一括で適用できるようになります。
未使用に変更すると、ドライブサービスのフォルダ画面からテンプレートの適用メニューは非表示になりますが、すでに適用されているテンプレートとメタデータ値は保持されます。
- 管理者画面の左側メニューで［サービス］を選択してメニューを開き、［Drive］を押して［Drive］画面に移動します。モバイルからは ボタンをタップするとメニューが表示されます。
- ［メタデータ］タブを選択します。
- ［フォーマットの適用］項目の［機能の使用］右側にある アイコンをタップします。
- 「機能の使用」 項目をオンにします。
- 画面の右上にある［保存］ボタンをタップします。