ワークフローサービスの各画面に適用される設定を、自社の環境に合わせて変更できます。また、用意されているテンプレートを使用して、外部文書を簡単に読み込むことができます。

ワークフロー業務の一括承認、差し戻し、保留、署名、システム連携機能の使用可否を設定できます。

ワークフロー管理設定 画面は次のように構成されています。

ワークフローに関連する各種画面に表示される名称を変更できます。設定項目は3つあります。

• 決裁区分：決裁ライン 画面に表示されるワークフロー区分の名称です。
• 処理ボタンの名称：ワークフロー処理時に表示されるボタン名です。
• 作成ボタンの名称：文書作成完了時に表示される最終申請ボタンの名称です。

メンバーのワークフロー関連通知の受信を設定できます。サービス通知とメール通知をそれぞれオンまたはオフに設定できます。

通知設定 画面は次のように構成されています。

有効ではない決裁の変更依頼メール

無効な承認者が発生した場合、管理者に変更依頼の通知が送信されます。

無効な承認者変更依頼メールでは、次のような操作を行えます。

• ［文書に移動］をクリックすると、そのフォーマットの承認者をすぐに変更できます。
• ［文書に移動］をクリックすると、その文書の閲覧画面が開きます。文書の内容およびワークフロー状況を確認できます。
• 画面下部の［進行停止中の文書管理］をクリックして、文書ごとに承認者を変更できます。

申請フォーマットごとに文書番号が付与されるルールを設定できます。ルールを変更すると、変更時点以降に作成された文書から適用されます。

文書番号の管理 画面は次のように構成されています。

テンプレートを使用して、外部文書を読み込むことができます。読み込まれた文書に 共有対象として含まれているメンバーは、［ワークフロー > インポートした文書］からその文書を閲覧できます。

1. 管理者画面で［サービス > ワークフロー管理 > 設定 > 外部サービスからのインポート］に移動します。
2. ［サンプルのExcelファイルをダウンロード］をクリックした後、テンプレートの指示に従ってExcelファイルを作成します。
   • インポートした文書は、［共有範囲］シートに入力した内容に従ってメンバーに共有されます。
   • メンバーを対象に、すべてのメンバーまたはメンバー指定を設定できます。
   • 特定メンバーにのみメンバー指定の場合、「共有したメンバー」列にメンバーの業務メールアドレスを入力します。複数人の場合は、コンマ（,）で区切ります。
3. ［ファイルをアップロード］をクリックして作成したExcelファイルをアップロードし、エラーの有無を確認します。
   • 入力内容に誤りがある場合、誤りが発生した箇所が赤色で表示され、下部にエラーの案内メッセージが表示されます。
   • エラーがある場合は、Excelファイルを修正してから再度アップロードしてください。
4. アップロードするPDFファイルと添付ファイルを準備した後、ZIPファイルに圧縮してアップロードします。
   • 外部決裁文書はPDFファイルで保存します。ファイル名は文書番号と同じでなければなりません。
   • アップロードするPDFファイルと、添付ファイルを含む親フォルダをZIPファイルに圧縮します。
   • ［関連するPDFファイル等のアップロード］をクリックして、用意したZIPファイルをアップロードします。
5. エラーがなければ［保存］をクリックします。
   • 保存する前に［ダウンロード］をクリックすると、アップロードされた文書の一覧をExcelファイルとしてダウンロードできます。
   • 登録が完了すると、申請者と通知管理で受信者として設定された人にメールが送信されます。
   • 保存後の確認画面で［文書のインポート管理に移動］をクリックすると、アップロード履歴を確認できます。

申請フォーマットの入力値リスト管理は、申請フォーマットで選択項目として使用する値を事前に登録、管理する機能です。登録した選択リストは申請フォーマットのプルダウンリスト項目として使用できます。必要に応じて、会社の既存企業情報システムにあるコード情報と連携して使用することもできます。

申請フォーマットの入力値リスト管理 画面は次のように構成されています。

領域	説明
追加	連携する構成項目コード（項目）を追加する（選択リスト追加を参照）
選択リスト	登録済みの連携構成項目コード（項目）をクリックして選択リスト、編集します（選択リスト編集を参照）
追加	該当コードに詳細項目を登録
ファイルをアップロード	コードの詳細項目と項目IDの一括処理ファイルをアップロード（選択リストアップロードを参照）
ダウンロード	該当コードのコード詳細項目と項目IDダウンロード（選択リストダウンロード参照）
入力値コードリスト	連携構成項目コードの詳細項目 入力値コードの表示順変更、入力値コード 使用設定変更（入力値コード 使用設定変更参照）
保存	登録および変更内容を保存

選択リスト追加/修正

選択リストで新しい選択リストを追加し、登録済みの選択リストのコード名、使用設定、入力値コードを修正できます。

1. 管理者画面で［サービス > ワークフロー管理 > 設定 > 申請フォーマットの入力値リスト管理］に移動します。
2. 選択リストを追加または編集し、［保存］をクリックします。
   • 追加する場合：選択リスト上部の［追加］をクリックします。
   • 修正する場合：選択リストから変更する選択リストのをクリックします。
3. 選択リスト情報を入力または修正し、［保存］をクリックします。
   • 追加時：コード名、コードkey、使用設定を選択します。
   • 修正日時：コード名［使用設定］を変更できます。
4. 登録済みの 選択リストを選択した後、入力値コードを追加または修正し、［保存］をクリックします。
   • 入力値コードを追加する場合：入力値コード上部の［追加］をクリックします。
   • 入力値コードを修正する場合：入力値 または 使用設定を変更します。

入力値コードを複数登録するには、この手順を繰り返します。

入力値コード使用設定 変更

選択リストの入力値コード 使用設定を変更できます。

1. 管理者画面で［サービス > ワークフロー管理 > 設定 > 申請フォーマットの入力値リスト管理］に移動します。
2. 選択リストから選択リストを選択します。
3. 変更する入力値コードにマウスポインターを合わせた後 をクリックして使用設定を選択します。
4. ［保存］をクリックします。

選択リストアップロード

選択リストをアップロードできます。

1. 管理者画面で［サービス > ワークフロー管理 > 設定 > 申請フォーマットの入力値リスト管理］に移動します。
2. 選択リスト項目からアップロード対象選択リストを選択した後、［ファイルをアップロード］をクリックします。
3. アップロードの画面で［サンプルファイルをダウンロード］をクリックし、サンプルファイルを参考にして選択リストファイルを作成します。
   • サンプルファイルがExcelファイルとしてダウンロードされます。
4. ［ファイル添付］をクリックして作成したファイルを選択し、次に［保存］をクリックします。

アップロードが正常に完了すると、その選択リスト項目でコードの詳細情報や項目IDを確認できます。

アップロードに失敗した場合は、原因を解消してから再度アップロードしてください。

選択リストダウンロード

選択リストをダウンロードできます。

1. 管理者画面で［サービス > ワークフロー管理 > 設定 > 申請フォーマットの入力値リスト管理］に移動します。
2. 選択リスト項目からダウンロードする対象選択リストを選択します。
3. ［ダウンロード］をクリックします。
   • 選択リストがExcelファイルとしてダウンロードされます。