共有ストレージの使用状況を一目で確認します。
共有ストレージは社内メンバーが共用するサービスのためのストレージで、下記のサービスで使用されます。
- トークから送受信した添付ファイル
- 組織/グループトーク、予定、フォルダ、ノートにアップロードや共有したファイル
- 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイル
- アンケートに添付したファイル
- カレンダーの予定に添付したファイル
- タスクに添付したファイル
- テンプレートに添付したファイル
- Drive（アドバンストプランでのみ利用可能、スタンダードプランではDriveオプション商品を追加して利用）にアップロードしたファイル
メールの容量は共有ストレージを使用しません。共有ストレージの容量は、ご契約の料金プランによって異なります。詳細は 利用料金のご案内をご参考ください。
- 管理者画面の左側メニューから［統計］を選択します。モバイルからは
ボタンをタップするとメニューが表示されます。 - 統計メニューの下位の［共有ストレージ］を押し、［共有ストレージ］画面に移動します。
共有ストレージの使用容量
共有ストレージの空き容量と使用中の容量を確認できます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。サービス別の使用容量を確認できます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 利用可能な最大容量です。ご契約の料金プランによって容量が異なります。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージで現在使用中の容量です。
組織/グループを削除しなくてもトークファイルの容量を削除後復元できる30日間は共有ストレージから削減されません。
共有ストレージの使用率が50％、60％、70％、80％、90％、100％に達すると、管理者権限を持つすべてのメンバーにトーク通知が送信されます。
共有ストレージの使用率が100％になると、共有ストレージを利用する各サービスの機能が制限されます。
使用状況
共有ストレージの使用状況を確認することができます。
期間を指定して照会や、xlsx 形式でダウンロードできます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージで現在使用中の容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。サービス別の使用容量を確認できます。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 共有ストレージ全体の容量のうち、使用中の容量の割合です。目盛はグラフの左側に表示され、単位は%です。
サービス別容量ー合計
サービス別の使用容量を確認できます。
期間を指定して照会や、xlsx 形式でダウンロードできます。
- メーリングリスト（アドバンストプランでのみ利用可能）: 合計を選択すると、各項目を積み上げたグラフが表示されます。各項目が全体に占める割合をひと目で確認できます。
| 掲示板 | 掲示板の投稿とコメントに添付したファイルの合計容量（※投稿やコメント自体は含まれません。） |
| トーク(ノート・フォルダを含む) | 一般トークルームまたは組織/グループトークルームから添付したファイル容量と、トークルームノートとフォルダにアップロードしたファイルの合計容量 |
| カレンダー | 予定に添付したファイルの合計容量 |
| アンケート | アンケートに添付したファイルの合計容量 |
| タスク | タスクに添付したファイルの合計容量 |
| テンプレート | テンプレートに添付したファイルの合計容量 |
| Drive | Driveにアップロードしたファイルの合計容量 |
- 検索：特定期間に設定や、直接検索する期間を入力して［検索］を押して統計を確認します。直近1年間分のデータのみ照会できます。
- ダウンロード'ダウンロード'をクリックすると、画面のデータをエクセルファイルとしてダウンロードします。
共有ストレージを超過した時、共有ストレージを使用するサービス別にファイルを保管する期間の変更や、組織/グループ管理機能から共有ストレージを確保できます。
空き容量の確保
トーク
| ファイル種類 | 削除条件 |
| トークで送信したファイル | トークからから直接添付して共有したファイルです。
［管理者画面＞サービス＞トーク＞ファイル、写真ダウンロード期限］を短く設定すると、期間を過ぎたファイルが削除されます。ファイル数によって削除に時間がかかる場合があります。 |
| トークルームフォルダ内のファイル | トークルームのフォルダから削除します。削除したファイルはゴミ箱に移動され、管理者画面から設定した［ゴミ箱の保管期間］が過ぎると完全削除されます。 |
| トークルームノート内のファイル | 削除した投稿、コメントの添付ファイルはゴミ箱に移動され、［ゴミ箱の保管期間］が過ぎると完全削除されます。 |
保管期間の詳細は下記の通りです。
掲示板
| ファイル種類 | 削除条件 |
| 投稿の添付ファイル | ファイルが添付された掲示板の投稿またはコメントを削除します。削除したファイルはゴミ箱に移動され、管理者画面から設定した［ゴミ箱での保持期間］が過ぎると完全削除されます。 |
保管期間の詳細は下記の通りです。
カレンダー
| ファイル種類 | 削除条件 |
| 予定の添付ファイル | 予定を削除すると、添付ファイルも削除されます。 |
アンケート
| ファイル種類 | 削除条件 |
| アンケートに添付した画像 | アンケートを削除すると、添付画像も削除されます。 |
タスク
| ファイル種類 | 削除条件 |
| タスクに添付したファイル | タスクを削除すると、1時間以内に添付ファイルも削除されます。 |
テンプレート
| ファイル種類 | 削除条件 |
| テンプレートに添付した画像ファイル | 管理者画面で設定した［テンプレート＞画像の保存期間］が過ぎると、テンプレートに添付された画像ファイルは削除されます。 |
Drive
| ファイル種類 | 削除条件 |
| Driveのファイル | Driveからファイルを削除します。削除したファイルはゴミ箱に移動し、管理者画面から設定した「ゴミ箱の保管期間」に準じて完全に削除されます。 |
保管期間の詳細は下記の通りです。
組織／グループ管理機能での空き容量の確保
利用しない組織/グループの削除や、組織/グループトークルーム機能のデータを削除して、空き容量を確保できます。
組織/グループの削除
「管理者画面＞メンバー＞組織」または「管理者画面＞メンバー＞グループ」を押して、削除する組織またはグループを選択して削除します。
削除後にデータ復元できる30日間は共有ストレージを使用します。
ただし、 削除して［メンバー＞組織データを復元］または［メンバー＞グループ＞グループデータを復元］から［完全削除］からデータを完全に削除すると空き容量 を確保することができます。
組織/グループトークルーム機能のデータの削除
- ［管理者画面＞メンバー＞組織］または［グループ］メニューを押して、データを削除する組織名またはグループ名をタップします。
- 画面下部の［修正］を押して、トークルーム機能の［データ削除］を押してデータを削除すると、削除した容量が共有ストレージとして確保されます。