グループはプロジェクトや社内サークル活動など、グループ単位のコミュニケーションなどができるメンバーのグループです。
グループ単位でトークルーム、トークルーム機能 (ノート、予定、タスク、フォルダ)、メーリングリスト(アドバンストプランでのみ利用可能)を利用できます。
グループの作成者はグループマスターになり、グループマスターはグループ設定およびグループメンバーの管理ができます。
グループのカテゴリー
下記のカテゴリーでグループを確認することができます。
- すべてのグループ
- 公開グループと非公開グループ
- 管理しているグループとマイグループ
すべてのグループ
すべてのグループリストは、「マイグループ」、「管理しているグループ」、「すべてのグループ」のリストです。
- マイグループ: 自分がメンバーとして参加しているグループリスト
- 管理しているグループ: 自分がマスターとして参加しているグループリスト
- すべてのグループ:[マイグループ]と[管理しているグループ]を含む、公開に設定されたすべてのグループのリスト
自分が所属していないグループについてもグループ名と所属メンバーを確認できますが、グループのトークルームを開くことはできません。
グループに所属していないメンバーもグループ全員にメールを送信したり、メンバーを予定に招待できます。グループ参加を希望する場合は[メール]をタップしてリクエストを送信することができます。
グループの公開設定
グループマスターはグループの公開有無を設定できます。
グループを非公開にするとグループメンバー以外にはグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されません。自分がマスターになっているグループは「マイグループ」で確認できます。
マイグループと管理しているグループ
自分が所属するグループを「マイグループ」と「管理しているグループ」、「すべてのグループ」に分けて確認することができます。
アドレス帳のグループから、自分がマスターであるグループは「管理しているグループ」の一覧で確認でき、自分がメンバーであるグループは「マイグループ」の一覧で確認できます。
グループの作成
グループを作成する方法は下記の通りです。
- アドレス帳からグループを作成
- 複数人トークルームをグループに切り替え
- 管理者が管理者画面からグループを作成
グループを作成するには、管理者によりグループ作成権限でメンバーによる作成が許可されている必要があります。
アドレス帳から作成
モバイル版
- [アドレス帳]をタップします。
アイコンをタップします。- [グループの追加]をタップします。
- 社内メンバーのみを含むグループを作成する場合は、グループ選択画面から[グループの追加]をタップします。
- グループ名、トーク、ノート、予定、タスク、フォルダ、グループ通知などを設定します。
- グループについて
- 「外部」を選択すると、他社の人とグループを作成できます。
ただし、権限がある場合に限ります。
- 「外部」を選択すると、他社の人とグループを作成できます。
- グループ基本情報
- グループプロフィール:グループプロファイルを登録します。
- グループ名:グループ名を入力します。グループ名は100字まで入力できます。
- グループの説明: グループの説明を入力します。
- グループマスター: グループを作成したユーザーがマスターとして指定されます。マスターは複数指定でき、必要に応じて削除も可能です。
- 管理者が権限を制限していない場合、グループマスターはノート、フォルダー、カレンダーなどの使用およびグループ名の変更、公開などのグループの設定ができ、メンバーの追加、削除などのグループメンバーの管理ができます。
- 「グループマスターをグループメンバーに自動追加」オプションを選択した状態でグループを追加すると、グループマスターもグループメンバーとして追加されます。
- グループメンバーは、グループの追加完了後に表示される下部の案内バナー、またはグループ詳細画面上部の「詳しく」ボタンから追加・削除できます。
- 利用する機能設定
- [利用する機能]をタップして、トーク、ノート、予定、タスク、フォルダの利用を設定します。
- トーク: トーク機能の使用可否を設定します。
- ノート: ノート機能の使用可否を設定します。設定すると、グループ内に写真・ファイルを含む投稿を共有することができます。
- 予定: 予定機能の使用可否を設定します。カレンダーでは、グループの予定を登録・共有することができます。
- タスク: タスク機能の使用可否を設定します。タスク機能では、グループメンバーとタスクを共有・管理できます。
- フォルダ: フォルダ機能の使用可否を設定します。フォルダでは、ファイルや写真などをメンバーで共有・ダウンロードすることができます。
- [利用する機能]をタップして、トーク、ノート、予定、タスク、フォルダの利用を設定します。
- メーリングリスト
- メーリングリスト機能の使用可否を設定します。入力されているデフォルトのメールアドレスは変更できます。
- メーリングリストの詳細設定は、ブラウザ版のアドレス帳から設定できます。
- サービス通知へのお知らせ: グループの作成、変更、削除する時に、すべてのグループメンバーに通知を送信します。
- グループを公開: 選択を解除すると、アドレス帳のグループリストから表示されなくなり、グループ以外のメンバーには、アドレス帳の検索やオートコンプリート機能に表示されません。
グループ名は100文字以内で、グループを非公開に設定すると、すべてのグループリストや検索、オートコンプリートの結果には表示されなくなります。
- グループについて
- [グループマスター]をタップします。
- [保存]をタップしてグループを作成します。
ブラウザ版
- 画面上部の
アイコンをクリックします。 - [アドレス帳]をクリックします。
- 画面左側のメニューから[新規作成]をクリックします。
- [グループの追加]をクリックします。
- 社内メンバーのみを含むグループを作成する場合、グループ選択画面から[グループ作成]をクリックします。
- グループ名、説明、グループ設定など、各ステップごとに項目を入力します。
- グループ基本情報
- グループプロフィール:グループプロファイルを登録します。
- グループ名:グループ名を入力します。グループ名は100字まで入力できます。
- 説明:グループの説明を入力します。
- グループマスター: グループを作成したユーザーがマスターとして指定されます。マスターは複数指定でき、必要に応じて削除も可能です。
- 管理者が権限を制限していない場合、グループマスターはノート、フォルダー、カレンダーなどの使用およびグループ名の変更、公開などのグループの設定ができ、メンバーの追加、削除などのグループメンバーの管理ができます。
- 「グループマスターをグループメンバーに自動追加」オプションを選択した状態でグループを追加すると、グループマスターもグループメンバーとして追加されます。
- グループメンバーは、グループの追加が完了した後、追加または削除できます。
- 利用する機能設定
- トーク: トーク機能の使用可否を設定します。
- ノート: ノート機能の使用可否を設定します。設定すると、グループ内に写真・ファイルを含む投稿を共有することができます。
- 予定: 予定機能の使用可否を設定します。カレンダーでは、グループの予定を登録・共有することができます。
- タスク: タスク機能の使用可否を設定します。タスク機能では、グループメンバーとタスクを共有・管理できます。
- フォルダ: フォルダ機能の使用可否を設定します。フォルダでは、ファイルや写真などをメンバーで共有・ダウンロードすることができます。
- メーリングリスト: メーリングリスト機能の使用可否を設定します。
- メールアドレス: メーリングリストのアドレスを入力します。入力されているデフォルトのメールアドレスは変更できます。
- 高度な設定
- 送信アドレスとして使用: このメールアドレスを送信アドレスとして使用できるメンバーを指定します。
- 受信制限: 指定されたメンバーからのメールのみ受信するように設定できます。
- 外部メールをブロック: 外部から送信するメールをブロックします。
- 外部連絡先: アドレス帳に登録されている顧客/取引先の連絡先をメーリングリストのメンバーとして追加できます。
- グループの
公開設定:チェックを外すと、アドレス帳のグループリストで非表示となり、また、グループメンバー以外によるアドレス帳での検索とサジェストにも表示されません。 - サービス通知へのお知らせ: グループの作成、変更、削除する時に、すべてのグループメンバーに通知を送信します。
- グループ基本情報
- [追加]をクリックしてグループを作成します。
グループを追加し、[グループメンバーを追加]、[グループの詳細を見る]、[グループの追加を続ける]のいずれかを選択して、次のタスクに進むことができます。
- グループメンバーを追加: グループメンバーの修正画面で、グループメンバーを追加します。すでに追加されているグループメンバーを削除することもできます。
- グループの詳細を見る: 入力したグループ情報を確認します。
- グループの追加を続ける: グループを追加します。
複数人トークルームをグループに切り替え
自分を含め、3人以上のメンバーがいる場合、トークルームをグループに切り替えることができます。
トークルームをグループに切り替える場合、トーク機能は必須となり、使用しているトークルームがグループトークルームに変更され、既存のトーク履歴が維持されます。
モバイル版
- トークルームから
アイコンをタップします。 - [グループの追加]をタップします。
- グループのプロフィール、グループ名、グループの説明、トーク機能、メーリングリスト、グループ通知、グループの公開設定を行います。
グループ名は100文字以内、グループの説明は300文字以内に入力可能で、グループを非公開に設定すると、すべてのグループリストや検索、オートコンプリート結果に表示されません。 - [保存]をタップしてグループを作成します。
ブラウザ版
- 画面上部の
アイコンをクリックします。 - [トーク]をクリックします。
- 画面左側のトークルームリストからグループに切り替えるトークルームをクリックします。
- 画面右上の
アイコンをクリックし、[グループを作成]をクリックします。 - グループ名、説明など各項目を入力します。
- グループ基本情報
- グループプロフィール:グループプロファイルを登録します。
- グループ名:グループ名を入力します。グループ名は100字まで入力できます。
- 説明:グループの説明を入力します。
- グループマスター:
- グループマスターを追加できます。グループを作成したユーザーがマスターとして指定されます。マスターは複数指定でき、必要に応じて削除も可能です。
- グループのメンバーは、グループの追加が完了した後、追加または削除することができます。トークルームに参加しているメンバーは自動的にグループメンバーとして追加されます。
- 利用する機能設定
- トーク: トーク機能の使用可否を設定します。
- ノート: ノート機能の使用可否を設定します。設定すると、グループ内に写真・ファイルを含む投稿を共有することができます。
- 予定: 予定機能の使用可否を設定します。カレンダーでは、グループの予定を登録・共有することができます。
- タスク: タスク機能の使用可否を設定します。タスク機能では、グループメンバーとタスクを共有・管理できます。
- フォルダ: フォルダ機能の使用可否を設定します。フォルダでは、ファイルや写真などをメンバーで共有・ダウンロードすることができます。
- メーリングリスト: メーリングリスト機能の使用可否を設定します。
- メールアドレス: メーリングリストのアドレスを入力します。入力されているデフォルトのメールアドレスは変更できます。
- 高度な設定
- 送信アドレスとして使用: このメールアドレスを送信アドレスとして使用できるメンバーを指定します。
- 受信制限: 指定されたメンバーからのメールのみ受信するように設定できます。
- 外部メールをブロック: 外部から送信するメールをブロックします。
- 外部連絡先: アドレス帳に登録されている顧客/取引先の連絡先をメーリングリストのメンバーとして追加できます。
- グループの
公開設定: OFFにすると、アドレス帳のグループリストから非表示になり、グループメンバー以外のメンバーにはアドレス帳の検索やサジェストに表示されません。 - サービス通知へのお知らせ: グループの作成、変更、削除する時に、すべてのグループメンバーに通知を送信します。
- グループ基本情報
- [追加]をクリックしてグループを作成します。
グループを追加し、[グループメンバーを追加]、[グループの詳細を見る]、[グループの追加を続ける]のいずれかを選択して、次のタスクに進むことができます。
- グループメンバーを追加: グループメンバーの修正画面で、グループメンバーを追加します。すでに追加されているグループメンバーを削除することもできます。
- グループの詳細を見る: 入力したグループ情報を確認します。
- グループの追加を続ける: グループを追加します。
グループ設定とメンバー管理
グループマスターは、グループの基本情報や機能などが設定できます。また、メンバーの追加や削除など、グループメンバーを管理できます。
グループマスターが設定できる情報と機能は下記の通りです。
ただし、管理者がグループ機能設定を許可していない場合は、グループマスターが下記の機能を設定できません。
- グループの基本情報設定
- グループプロフィール
- グループ名
- グループ説明
- グループマスターの追加と削除
- グループメンバーの追加と削除
- グループトークルーム機能設定
- トークの利用有無
- ノート、フォルダ、タスク、予定の利用有無
- メーリングリスト(アドバンストプランでのみ利用可能)の利用設定
- グループの公開、非公開設定
グループで利用する機能のデータを削除
グループマスターは共有ストレージの確保のために、トークルームのノート、予定、フォルダのデータを削除できます。
データを削除してから実際に反映されるまで多少時間がかかる場合があります。
モバイル版
- [アドレス帳]をタップします。
- アドレス帳から
アイコンをタップします。 - [グループ]をタップします。
- 目的のグループをタップします。
- 画面右上の
アイコンをタップします。 - [グループの修正]をタップします。
- [利用する機能]をタップします。
- [データの削除]をタップします。
- 目的のデータを削除します。
ブラウザ版
- 画面上部の
アイコンをクリックします。 - [アドレス帳]をクリックします。
- 画面左側のメニューから[グループ]をクリックします。
- 目的のグループをクリックします。
- 「グループの詳細を見る」画面に移動し、[グループ/マスターを修正]をクリックします。
- グループ修正画面の上部にある[利用機能の設定]タブをクリックします。
- トークルーム右下の[データの削除]をクリックします。
- 目的のデータを削除します。
グループ削除
グループマスターはグループ設定からグループを削除することができます。
グループを削除すると、使用しているトーク、ノート、予定、フォルダ、メーリングリストのすべてのデータが削除され、削除されたデータは復元できません。
グループから退室
グループメンバーは、退会などの理由でグループトークルームから任意で退室することはできません。
グループマスターがメンバーを削除することで、メンバーはグループトークルームから退室します。
グループマスターにより削除されると、グループのトークを確認できなくなりますが、退室前にメンバーが送信したトークや画像などのデータはグループ内に維持されます