この機能はLINE WORKSサービスのスタンダード、アドバンストプランでLINE WORKS ワークフローオプションを追加した場合のみご利用できます。
文書
文書の文書を確認できます。
ブラウザ版
- ブラウザ版右上の
をクリックし、ポップアップで［ワークフロー］をクリックします。 - 画面左側のメニューで照会する文書をクリックします。
- 決裁文書(承認待ち、予定されている進行中文書、対応済みの進行中文書、完了、すべて)、下書き、共有文書、閲覧可能な文書の検索窓では、次のように検索して文書を閲覧できます。
- 申請フォーマット： 目的の申請フォーマットを一つ以上選択して、文書を照会できます。
をクリックすると、会社のすべての申請フォーマットが表示されます。- 検索語を入力すると、申請フォーマット カテゴリーまたは申請フォーマット名に検索語が含まれる場合、ポイントカラーで表示されます。
- グループ会社として使用する場合、「企業/団体名」項目が表示されます。
- 共有範囲： 一部共有で追加された共有範囲に限り検索できます。
- 所属組織：
をクリックすると、検索する組織を選択できます。
- 当該部署に所属する作成者が起案した文書が検索され、兼任部署は含まれません。
- 文書作成時点の所属部署で検索されます。
- コンテンツ区分（文書のタイトル/本文/タイトル＋本文/添付ファイル）とフィルター機能を利用して、文書を統合検索できます。
- 文書のタイトルに検索語が含まれている場合、その語はポイントカラーで表示されます。
- 申請フォーマット： 目的の申請フォーマットを一つ以上選択して、文書を照会できます。
- 承認待ちの文書、予定されている進行中文書 、対応済みの進行中文書リストの「決裁ライン」から承認者の名前と現在の進捗状況を視覚的に確認できます。
モバイル版
- モバイルホームの［サービスメニュー］で［ワークフロー］をタップします。
- 照会する文書をタップします。
文書の種類
文書の種類は以下の通りです。
- 決裁文書：
- 承認待ち：自分の決裁が必要な文書のリストを表示
- 予定されている進行中文書：決裁ラインに自分が含まれている文書のうち、まだ決裁順が来ていない文書のリスト表示
- 対応済みの進行中文書：自分が作成した文書、または自分が決裁後に次の承認者へ順番が渡った文書の一覧を表示
- 完了：自分が作成した文書、または自分が承認者である文書が完了（却下、キャンセル）された一覧を表示
- すべて：自分が作成した文書、または自分が承認者であるすべての文書の一覧を表示
- 下書き：文書の作成中に自分が下書きした文書、または引き戻しした文書の一覧を表示
- 共有文書：自分が共有対象に含まれている文書の一覧を表示
- 閲覧可能な文書：自分が閲覧権限に含まれる文書の一覧を表示
- インポートした文書：他の企業管理システムで作成された移行文書のリストを表示する
承認待ち 文書
［承認待ち］文書メニューでは、自分が決裁する必要がある文書が表示されます。 承認待ち 文書画面は、次のように構成されています。
ブラウザ版
| 領域 | 説明 |
| 検索窓 | 文書を申請フォーマット、文書番号、対象（申請者/承認者/共有範囲/所属組織/企業/団体名（グループ会社で使用時））、内容、期間条件で検索
|
| 所属組織の文書のみ表示 | 自分の所属の組織の決裁文書として登録された承認待ち文書のみを表示 |
| 却下された文書 | 決裁者が修正を依頼して差し戻しした文書のみ表示 |
| 承認 | 管理者が一括承認を使用する設定にしている場合、複数の文書を選択して一括承認できます。 |
| 文書一覧 |
|
モバイル版
| 領域 | 説明 |
| 検索 |  をタップして、検索範囲（文書のタイトル/申請者/承認者/共有範囲）申請フォーマット名、文書番号、企業/団体名（グループ会社で利用する場合）、申請者（または承認者//共有範囲/所属組織）、期間条件で検索
|
| 所属組織の文書のみ表示 |  をタップして、自分の組織決裁文書のみを表示 |
| 承認 | 管理者が一括承認を使用する設定にしている場合、タイトルを長押しして複数の文書を一括承認可能 |
| 文書一覧 | タイトルをタップして文書の詳細を確認、詳細画面で文書承認 |
予定されている進行中文書/対応済みの進行中文書 文書
［予定されている進行中文書］文書メニューでは、決裁待ちの文書が表示されます。 ［対応済みの進行中文書］文書メニューでは、自分が作成または決裁処理した文書が表示されます。文書の決裁が完了すると、［完了］または［すべて］メニューに表示されます。 ［予定されている進行中文書］, ［対応済みの進行中文書］文書画面は次のように構成されています。
ブラウザ版
| 領域 | 説明 |
| 検索窓 | 文書を申請フォーマット、文書番号、対象（申請者/承認者/共有範囲/所属組織/企業/団体名（グループ会社で使用時））、内容、期間条件で検索
|
| 文書一覧 |
|
モバイル版
| 領域 | 説明 |
| 検索窓 | をタップして、検索範囲（文書のタイトル/申請者/承認者/共有範囲）申請フォーマット名、文書番号、企業/団体名（グループ会社で利用する場合）、申請者（または承認者//共有範囲/所属組織）、期間条件で検索
|
決裁ラインに自分が複数回含まれている場合、すでに決裁した文書が「予定されている進行中文書」 文書で照会されることがあります。
完了/すべて 文書
［完了］文書メニューでは、自分が作成または決裁処理した完了済みの文書が表示されます。 ［すべて］文書メニューでは、自分が作成または決裁処理した、進行中または完了済みのすべての文書が表示されます。 ［完了］, ［すべて］文書画面は次のように構成されています。
ブラウザ版
| 領域 | 説明 |
| 検索窓 | 文書をステータス、申請フォーマット、文書番号、対象（申請者/承認者/共有範囲/所属組織/企業/団体名（グループ会社で使用時））、内容、期間条件で検索
|
| 共有対象の追加 | 選択した文書に対して一括で 共有対象の追加 |
| 文書一覧 | タイトルをクリックして、文書の詳細を確認 文書ステータス:
|
モバイル版
| 領域 | 説明 |
| 検索 | をタップして、検索範囲（文書のタイトル/申請者/承認者/共有範囲）申請フォーマット名、文書番号、企業/団体名（グループ会社で利用する場合）、申請者（または承認者//共有範囲/所属組織）、期間条件で検索
|
| 共有対象の追加 | タイトルを長押しして選択した文書に一括で 共有対象の追加 |
| 文書一覧 | タイトルをタップして、文書の詳細を確認 文書ステータス:
|
下書き
［下書き］メニューでは、自分が作成した下書き状態の文書が表示されます。 下書き 文書画面は、次のように構成されています。
ブラウザ版
- 文書の申請フォーマット、タイトル、期間条件で検索
- 文書のタイトルをクリックすると、下書きした文書に続けて作成可能
- 下書き 文書を削除すると復元不可能
モバイル版
- をタップして文書の検索範囲（文書のタイトル /申請者 /承認者 /共有範囲)、申請フォーマット 、期間条件で検索
- 検索範囲の申請者/承認者/共有範囲はテキスト検索を行うため、アドレス帳による作成者検索とは異なる結果が表示される場合があります。
- 文書のタイトルをクリックすると、下書きした文書に続けて作成可能
- タイトルを長押しすると、文書の削除が可能。
- 下書き 文書を削除すると復元不可能
文書下書き時、承認者と共有設定は下書き時点の情報として保存されます。
共有文書
［共有文書］ 画面には、共有された文書が表示されます。 共有文書 画面は次のように構成されています。
ブラウザ版
| 領域 | 説明 |
| 検索窓 | 文書をステータス、申請フォーマット、文書番号、対象（申請者/承認者/共有範囲/所属組織/企業/団体名（グループ会社で使用時））、内容、期間条件で検索
|
| 所属組織の文書のみ表示 | 自分が所属する組織のメンバーが作成者として共有した文書のみ表示 |
| 共有対象の追加 | 選択した文書に対して一括で 共有対象の追加 |
| 文書一覧 | タイトルをクリックして、文書の詳細を確認 文書ステータス:
完了した文書には完了日を表示 |
共有対象の追加
文書の申請者、承認者、または共有を受けたメンバー（共有範囲がメンバー指定の場合）は、文書で一括共有する文書を選択し、共有先を追加して共有できます。
- 文書(すべて完了/共有文書/)で、一括で共有する文書を選択します。
- 文書に従って文書の申請者、承認者または共有範囲文書のみ選択できます。
- 完了（却下を含む）文書のみを選択できます。
- 文書の共有範囲がメンバー指定の場合のみ追加できます。
- 1回につき最大50件の文書を一括で共有できます。
- ［共有対象の追加］をクリックします。
- 共有対象の追加で共有対象を選択し、［追加］をクリックします。
- 組織またはメンバーで追加できます。
- 追加された共有先は、共有完了後、文書の閲覧画面の右側の共有範囲領域に表示されます。
モバイル版
| 領域 | 説明 |
| 検索 | をタップして検索範囲（文書のタイトル /申請者 /承認者 /共有範囲 )、ステータス 、申請フォーマット 、文書番号 、ターゲット（申請者 /承認者 /共有範囲 /所属組織 /企業/団体名 （グループ会社で使用時））、内容 、期間条件で検索
|
| 所属組織の文書のみ表示 | をタップして、自分の所属する組織のメンバーが作成者として共有した文書のみを表示 |
| 共有対象の追加 | タイトルを長押しして選択した文書に一括で 共有対象の追加 |
| 文書一覧 | タイトルをタップして、文書の詳細を確認 文書ステータス:
完了した文書には完了日を表示 |
共有対象の追加
文書の申請者、承認者、または共有を受けたメンバー（共有範囲がメンバー指定の場合）は、文書で一括共有する文書を選択し、共有先を追加して共有できます。
- 文書(すべて完了/共有文書/)で一括共有したい文書を長押しして選択します。
- 文書に従って文書の作成者、承認者または共有範囲文書のみ選択できます。
- 完了（却下を含む）文書のみを選択できます。
- 文書の共有範囲がメンバー指定の場合のみ追加できます。
- ［共有対象の追加］をタップします。
- 共有対象の追加で［共有対象の追加］をタップして共有対象を選択し、［追加］をタップします。
- 組織またはメンバーで追加できます。
- 追加で共有先に指定した後、その共有先から除外することはできません。
- 追加共有対象者に指定されたメンバーは、［ワークフロー > 共有文書］メニューで文書を閲覧できます。
- 申請フォーマットの共有範囲の変更を許可を「許可しない」に設定した場合、追加の共有先として指定されても文書を閲覧できません。（ワークフロー管理>共有設定参照）
- 申請フォーマットの共有のタイミングが「決裁完了時に共有」に設定されている場合、決裁の進行中に追加の共有対象として指定されたとしても、決裁完了後に閲覧できます。
- 指定された追加の共有先に通知が送信されます。ただし、個人の通知設定によっては、文書の共有者に追加された際に通知を受け取らない設定になっている場合、通知を受け取ることができません。
- インポートした文書の一括共有者の追加は、「ワークフロー管理 >承認者/文書共有の管理>インポートした文書の共有管理」メニューから管理できます。
閲覧可能な文書
［閲覧可能な文書］では、私が閲覧権限がある書式の文書が表示されます。 閲覧可能な文書 画面は次のように構成されています。
ブラウザ版
| 領域 | 説明 |
| 検索窓 | 文書をステータス、申請フォーマット、文書番号、対象（申請者/承認者/共有範囲/所属組織/企業/団体名（グループ会社で使用時））、内容、期間条件で検索
|
| 所属組織の文書のみ表示 | 閲覧権限がある文書の中から、自分の所属する組織のメンバーが作成した文書のみを表示 |
| 文書一覧 | タイトルをクリックして、文書の詳細を確認 文書ステータス:
完了した文書には完了日を表示 |
モバイル版
| 領域 | 説明 |
| 検索 | をタップして検索範囲（文書のタイトル /申請者 /承認者 /共有範囲 )、ステータス 、申請フォーマット 、文書番号 、ターゲット（申請者 /承認者 /共有範囲 /所属組織 /企業/団体名 （グループ会社で使用時））、内容 、期間条件で検索
|
| 所属組織の文書のみ表示 | をタップして、自分の所属する組織のメンバーが共有した文書のみを表示 |
| 文書一覧 | タイトルをタップして、文書の詳細を確認 文書ステータス:
|
文書申請フォーマットに対する閲覧権限は、ワークフロー管理者が設定します。（申請フォーマット 権限設定参照）
インポートした文書
他の企業管理システムで作成された文書を移行できます。移行された文書は［ワークフロー > インポートした文書］から確認できます。共有範囲が［メンバー指定］の場合、共有範囲を追加でき、共有範囲のコメントを作成できます。 インポートした文書照会画面では、文書の文書番号、申請フォーマット、文書のタイトル、申請者、期間の条件で検索し、文書を確認できます。
- 外部サービスからのインポートを通じて、他の企業管理システムで作成された文書を引き継ぐことができます。
- インポートした文書 メニューは、文書ごとの共有設定に基づき、権限を付与された社員にのみ表示されます。