削除された、または退職したメンバーが承認者に設定された文書の決裁ラインを有効な決裁ラインに変更できます。また、退職者など特定のメンバーが起案またはワークフローした文書、または共有された文書を一括共有できます。

退職または削除により、承認待ちまたはワークフロー予定のメンバー、組織が無効な場合、決裁ラインを変更できます。

承認者の変更タブは次のように構成されています。

領域	説明
検索窓	文書を文書番号、申請フォーマット、対象メンバー、作成日に従って検索 申請フォーマット：希望するフォーマットを1つ以上選択して関連文書可能 をクリックすると、会社の全体の申請フォーマットを表示 検索語を入力すると申請フォーマットカテゴリーや申請フォーマット名に検索語が含まれている場合、ポイントの色で表示 対象メンバー：承認者申請者/所属組織/ を含む グループ会社として使用する場合の［企業/団体名］項目表示
無効な決裁ラインリスト	進行中の文書のうち、退職（削除）した決裁者が含まれる文書リストを表示 編集：承認待ち、ワークフロー予定の承認者が退職（削除）したメンバーまたは削除組織の場合に表示される。クリックして承認者の変更

無効な承認者を変更できます。

1. 管理者画面で［サービス > ワークフロー管理 > 承認者/文書共有の管理 > 進行停止中の文書管理］に移動します。
2. ［決裁ライン］の［編集］をクリックします。
3. 承認者の変更ポップアップで変更する承認者項目を選択し、［編集］をクリックします。
   • 変更するメンバー名を入力/組織名を入力します。
   • ［承認者の一括変更］を選択すると、承認者が含まれる進行中の決裁ラインが一括で変更されます。
   • 承認者の変更が完了すると、変更を行った 承認者に案内メールが送信されます。

無効な決裁ライン変更履歴を照会できます。 履歴では、変更前後の決裁ライン、変更日時、変更者を確認でき、文書番号をクリックすると、文書を閲覧できます。

退職者など、特定のメンバーが起案またはワークフローした文書、または共有された文書に一括で共有権限を付与できます。共有対象の設定履歴画面では、一括共有対象の設定履歴を確認できます。

共有対象の一括追加 画面は次のように構成されています。

領域	説明
文書情報領域	共有権限を付与する 申請フォーマット、文書のステータス、期間（申請日、完了日）を入力してください
決裁区分 選択対象の指定	決裁区分 選択対象の指定 メンバーまたは組織名を入力して検索
決裁区分を選択	決裁区分 選択対象の文書の中から、共有するものを決裁区分選択 決裁区分選択対象が［組織］の場合、［申請］［自動承認］は無効として表示 共有：共有範囲が「メンバー指定」に指定された文書および文書申請フォーマットの「共有対象 変更」が「許可」に設定されている場合のみ共有対象の追加可能
追加する共有範囲を選択	文書をさらに共有する相手を選択 組織を選択すると、基本的に組織単位で共有

文書の一括共有対象の設定履歴を確認できます。 設定履歴では、登録日、登録者、追加の共有対象、設定文書を確認できます。設定文書とは、一括共有の対象として指定された文書の件数を指します。

外部ワークフローサービスから移行された一括共有対象を追加できます。設定履歴画面では、インポートした文書の一括共有対象設定履歴を照会できます。

インポートした文書の一括共有設定

インポートした文書の一括共有設定画面は、次のように構成されています。

領域	説明
文書情報領域	共有権限を付与する申請フォーマット、期間 (申請日 、完了日 ) 入力
関連対象の指定	一括で共有する文書の 申請者、承認者、共有範囲を指定 申請者, 承認者,共有範囲 入力した項目すべてに一致する文書を共有する
追加する共有範囲を選択	文書をさらに共有する相手を選択 組織を選択すると、基本的に組織単位で共有

インポートした文書の一括共有対象の設定履歴を確認できます。 設定履歴には、登録日、登録者、追加の共有先、設定文書が表示され、設定文書は、一括共有対象に指定されたインポートした文書の件数を指します。