この機能はLINE WORKS商品のスタンダード、アドバンストプランでアーカイブ(トーク)オプションを追加した場合、またはアドバンストプランでアーカイブ(メール)オプションを追加した場合のみご利用できます。
監査などで、アーカイブされたデータから、必要な部分を抽出して提出することがあります。
このような場合、関連する内容のみ検索されるように、検索条件を作成して管理できます。
検索条件管理では、検索条件の登録、修正、削除ができ、検索条件に対する結果の確認やダウンロードができます。
課題管理画面の説明
「検索条件管理」の各項目に関する説明です。
モバイル版
- 管理者画面の左側のメニューから［アーカイブ］を選択してメニューを開いて［検索条件管理］を押して［検索条件管理］画面に移動します。
- 下記の項目が表示されます。
- 区分：検索対象です。
- 検索条件名：登録された受験のタイトルです。
- 検索：［検索］をクリックすると、現在の時点で条件に一致する結果が表示されます。
- 下記の項目が表示されます。
ブラウザ版
- 管理者画面の左側のメニューから［アーカイブ］を選択してメニューを開いて［検索条件管理］を押して［検索条件管理］画面に移動します。
- 区分：検索対象です。
- 検索条件名：登録された受験のタイトルです。
- 登録者：条件を登録したメンバーの名前です。
- 最終修正日：条件の最終修正日です。
- 検索：［検索］をクリックすると、現在の時点で条件に一致する結果が表示されます。
条件の登録
アーカイブされたデータから検索する条件を登録できます。
同じ条件で繰り返し検索したい場合は、条件を登録しておくと、再び入力せず検索できます。
ブラウザ版
- 管理者画面の左側のメニューから［アーカイブ］を選択してメニューを開いて［検索条件管理］を押して［検索条件管理］画面に移動します。
- ［条件登録］を押します。
- 「条件登録」ページから必要な項目を入力します。
- 検索条件名：条件のタイトルを入力します。
- 区分：メールとトークから、検索対象を選択します。
- 検索対象：区分でメールを選択した場合のみ表示されます。
- すべて：メンバー全員を対象に検索します。
- メンバー：特定のメンバーを対象に検索します。
- 送信者：送信者を指定します。
- 受信者：受信者を指定します。最大10名まで指定できます。
- 内容
- すべて検索：件名、本文、添付ファイルをすべて検索します。
- 件名+本文
- 件名
- 本文
- 添付ファイル：ファイル名とファイルの内容を検索します。ただし、大容量添付ファイルやパスワードが適用された添付ファイルは、ファイル名のみ検索できます。
- 情報レベル：［管理者画面＞セキュリティ＞メール管理＞情報レベル］から設定したレベルを選択できます。
- 使用しない
- 公開
- 社外秘：レベルを修正した場合、修正したレベル名で表示されます。
- 機密：レベルを修正した場合、修正したレベル名で表示されます。
- 期間
- ［保存］をクリックし、条件を登録します。
条件の修正
ブラウザ版
登録した条件のの内容を修正します。
- 管理者画面の左側のメニューから［アーカイブ］を選択してメニューを開いて［検索条件管理］を押して［検索条件管理］画面に移動します。
- 修正する条件の［検索条件名］項目をクリックします。
- ［条件を修正］画面から必要な項目を修正します。
- ［保存］をクリックして条件を修正します。
条件の削除
登録した条件を削除します。
「検索条件管理」画面から削除する項目を選択して削除できます。
検索条件管理画面から削除
ブラウザ版
複数の条件を同時に削除できます。
- 管理者画面の左側のメニューから［アーカイブ］を選択してメニューを開いて［検索条件管理］を押して［検索条件管理］画面に移動します。
- ［検索条件管理］画面の条件リストから削除する条件を選択し、画面上部の［削除］をクリックします。
- ［OK］をクリックして、選択した条件を削除します。
検索した条件の結果を確認
登録した条件で検索した結果を確認します。
条件の検索結果の確認
検索条件で検索した結果を事前に確認します。
［検索条件管理］画面から［検索］を押して確認できます。
トークルームの検索結果
検索区分から、トークを選択した条件の検索結果です。
モバイル版
- 検索結果で以下のような情報を確認できます。
- トーク/ファイル名：トークルームでやり取りした最新のトークやファイル名です。
- 送信者：トークを送信したメンバーの名前が表示されます。
- 受信時刻：トークが受信された時間です。
- ルーム名/メンバー：トークが送信されたトークルームの名前が表示され、トークルームの名前がない場合はメンバーの名前が表示されます。
ブラウザ版
- ルーム名/メンバー：トークが送信されたトークルームの名前が表示され、トークルームの名前がない場合はユーザーの名前が表示されます。
- トークルーム名をクリックすると、トークルームに含まれたユーザーのうち、送信者を除くユーザーの名前と組織/役職を確認できます。
- メンバー名をクリックすると、そのメンバーが送受信したトークを検索検索できます。ユーザーがメンバーである場合、組織図でメンバーを照会できます。
- 送信者：トークを送信したメンバーの名前が表示されます。ユーザー名を押すと、このユーザーが送受信したトークを検索できます。ユーザーがメンバーである場合、組織図でメンバーを照会できます。
- トーク/ファイル名：トークルームでやり取りした最新のトークやファイル名です。押すと、「トークルームの内容」の画面が表示されます。
- 受信時刻：トークが受信された時間です。
- ダウンロード：検索結果をダウンロードします。
メールの検索結果
区分からメールを選択した条件の検索結果です。
モバイル版
- 検索結果で以下のような情報を確認できます。
- メール件名/本文：メールの件名と本文が表示されます。
- 所有者：メールを保管しているメンバーです。
- 受信/送信時刻：メールを送受信した時刻です。
ブラウザ版
- 所有者：メールを保管しているメンバーです。
- メール件名/本文：メールの件名と本文が表示されます。件名の部分をクリックすると、メール内容を確認できる画面が表示されます。
- 添付：メールに添付ファイルがある場合
アイコンが表示されます。 - 受信/送信時刻：メールを送受信した時刻です。
- ダウンロード：件別にダウンロードします。画面左側の
アイコンをクリックして［ダウンロード］をクリックします。 - すべてダウンロード：検索結果全体をダウンロードします。