퇴사하는 구성원의 계정을 회수/삭제하기 전에 삭제되는 데이터 항목을 점검하고 처리 방안을 결정해야 합니다.

Step 1: 삭제 항목 점검 

구성원의 계정을 삭제하면 각 조직/그룹에서 제외되며 구성원 개인의 데이터도 삭제됩니다. 삭제되는 구성원 개인의 데이터는 아래와 같습니다. 단, 게시판 게시글, 설문, 공유 캘린더 등 다른 구성원과 공유하고 있는 데이터는 삭제되지 않습니다.

• 캘린더: 퇴사자의 개인 일정 단, CalDAV로 동기화한 일정은 노트북, 휴대폰 등 디바이스에서 삭제되지 않습니다.
• 드라이브: 퇴사자의 개인 폴더(내 드라이브) 및 파일 단, 노트북, 휴대폰 등 디바이스에 다운로드된 파일은 삭제되지 않습니다.
• 할 일: 요청자와 담당자가 모두 퇴사자인 할 일
• 메일: 퇴사자의 메일함 내 메일 단, POP3 설정으로 노트북, 휴대폰 등 디바이스에 다운로드된 메일은 삭제되지 않습니다.

또한, 퇴사 처리로 인해 계정이 삭제되면 네이버웍스의 계정으로 로그인을 지원하는 모든 서비스에서 로그인할 수 없습니다. 

Step 2 : 데이터 백업 

퇴사 처리 전 구성원이 사용하던 데이터의 백업이 필요한 경우, 관리자 또는 구성원이 직접 서비스 내에서 데이터를 백업할 수 있습니다.

각 서비스의 데이터는 어떻게 백업할 수 있나요?

Step 3 : 다른 구성원의 계정으로 데이터 이전 

• 메일: 퇴사한 구성원이 환경설정에서 직접 백업한 메일 파일을 다른 구성원에게 전달합니다. 이전받는 구성원은 PC웹 환경설정에서 전달받은 eml 파일을 업로드합니다.
• 설문: Admin에서 설문 작성자의 권한을 다른 구성원에게 위임해 관련 데이터를 이전할 수 있습니다.
• 드라이브: 퇴사 처리 전 구성원이 사용하던 데이터의 이전이 필요한 경우, 관리자가 구성원의 개인 폴더(내 드라이브) 내 파일을 다른 구성원 또는 메시지방 폴더로 이전할 수 있습니다.

설문 작성자 권한 위임 가이드 드라이브 파일 이전 가이드

Step 4 : 구성원이 마스터인 경우 마스터 변경

퇴사 처리할 구성원이 각 서비스의 마스터인 경우, 업무 수행에 지장이 없도록 다른 구성원에게 마스터 권한을 부여합니다.

캘린더 마스터 권한 조직/그룹 마스터 권한 게시판 관리자 권한 공유 드라이브 마스터 권한 설문 작성자 권한 고객/거래처 주소록 관리자 권한 Admin 관리자 권한 최고관리자 권한

Step 5 : 디바이스 초기화

네이버웍스 MDM을 사용하고 있다면 Admin에서 퇴사자의 기기를 초기화하거나 데이터를 삭제할 수 있습니다. 단, 데이터를 한 번 삭제하거나 초기화하면 되돌릴 수 없으니, 신중하게 사용해야 합니다.

디바이스 초기화 가이드

Step 6 : 기기 로그아웃 및 비밀번호 변경 

퇴사자의 계정을 삭제할 수 없는 상황이라면, 관리자가 퇴사자를 접속 기기에서 로그아웃시킬 수 있습니다. 그리고 퇴사자가 다시 로그인할 수 없도록 비밀번호를 변경합니다. 휴대폰 번호로 로그인, LINE으로 로그인 연동을 사용하고 있다면 비밀번호가 변경되었더라도 로그인이 가능하므로 반드시 연동을 해제해야 합니다.

기기 로그아웃 가이드 비밀번호 변경 가이드