문서함

이 기능은 웍스 결재 상품 신청 후 사용 가능합니다.

모든 결재 문서를 확인하고, 이관 문서나 수신/발신 문서를 관리할 수 있습니다.

결재 문서 관리

결재와 관련된 모든 문서를 확인할 수 있습니다. 각 문서의 상세 내용과 결재 진행 상태를 확인하고 결재선 변경, 공유 대상 변경 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

결재 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

영역 설명
① 검색 창 결재 문서를 결재 진행 상태, 서식, 문서 번호, 작성일, 작성자/결재자/공유자/기안 부서, 내용 조건에 따라 검색

  • 서식: 원하는 서식을 하나 이상 선택하여 문서 조회 가능
    • 를 클릭하면 회사의 전체 서식 표시
    • 검색어를 입력하면 서식 카테고리나 서식명에 검색어가 포함된 경우 포인트 색상으로 표시
  • 결재자, 공유자로 검색 시 사원/부서로 검색 가능
  • 그룹사로 사용하는 경우 회사로 검색 가능
②숨기기/보이기 선택한 결재 문서를 목록에서 숨김 또는 숨김 취소

  • 숨기기: 문서를 선택 후 '숨기기'를 클릭하면 사용자 화면에 문서가 표시되지 않음. 관리자는 결재 문서 관리에서 '숨긴 문서 포함'을 선택하여 조회 가능. 결재 진행 중인 문서는 숨기기 불가
  • 보이기: 취소선이 표기된 문서를 선택한 후 '보이기'를 클릭하면 문서가 다시 관리자와 사용자의 화면에 표시
③ 다운로드 결재 문서 목록을 엑셀 파일로 다운로드
④ 숨긴 문서 포함 숨긴 결재 문서를 목록에 표시
⑤ 결재 문서 목록 결재 문서를 목록으로 확인하고 각 문서의 상세 내용 확인(결재 문서 상세 확인 참조)
작성자를 클릭하면 문서 작성자 정보 확인 가능

결재 문서 상세 확인

각 결재 문서의 상세 내용을 확인하고 결재선 또는 공유 대상을 변경할 수 있습니다. 필요한 경우 문서를 삭제할 수 있습니다.

결재 문서의 상세 내용을 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. PC 웹 화면에서 오른쪽 상단의 '관리자 메뉴'를 클릭 후, 팝업에서 '결재 관리'를 클릭합니다.
  2. 메뉴에서 '문서함  > 결재 문서 관리'를 클릭합니다.
  3. 확인할 결재 문서의 제목을 클릭합니다.
    • 결재 문서 팝업 창이 열립니다.

결재 문서 팝업 창은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

영역 설명
① 문서 내용 결재 문서의 내용 표시

  • 부재 일정(대체 휴무) 신청 문서: 근무 결과 신청 문서 표시, 클릭하여 내용 조회 가능
  • 부재 일정 취소/근무 결과 신청 취소 문서: 취소 대상 문서 표시, 클릭하여 내용 조회 가능
② 알림 끄기/켜기 해당 문서와 관련된 알림 켬 또는 끔
③ 정보 변경 이력 결재 진행 중인 문서에 표시되며, 클릭하면 문서의 변경 이력 확인
④ 결재선 숨기기/보이기 결재선 및 공유 정보 숨김 또는 숨김 취소
⑤ 결재선 요약 결재자가 있는 경우 표 형태로 결재선 및 결재 결과 요약 표시(자세한 내용은 문서 인쇄 참조)

  • 서명 사용 시 결재 승인자의 서명을 표시
  • 서명을 미등록한 결재자는 기본 제공 서명 표시(반려(지정 반려), 위임의 경우 '반려', '위임' 도장 아이콘 표시)
⑥ 결재선 문서의 결재선 정보 표시

  • 보기: 문서의 전체 결재선을 확인 가능, 결재 구분에 '합의' 또는 '병렬 합의'가 포함된 경우 '합의 나누어 보기'를 선택하여 동의(자동 동의 포함)와 합의를 나누어 보기 가능
  • 설정: 현재 결재자에 이은 다음 결재자 추가, 사원/부서로 추가할 수 있으며 결재선 추가 참조
  • 위임: 대상자를 검색한 후 선택하여 결재 위임
  • 부서 결재선:
    • 문서 결재 전 결재자에 부서명(<예시>기획팀) 표시
    • 문서 결재 후 결재 구분 뒤에 '부서' 표시(<예시>합의 결재-부서), 결재자에 결재한 사원명/부서명(<예시>홍길동/기획팀) 표시
⑦ 수신처 (수신처가 설정된 문서)수신처 정보 표시

  • 이력: 문서의 수신처 또는 담당자 변경 이력 확인
  • 사원/부서 검색: 사원/부서로 검색하여 수신처 추가 가능
  • 하위 조직 포함: 부서 수신처 추가 시 선택하면 하위 부서를 수신처에 포함
⑧ 공유 상태 문서의 공유 상태 변경, 클릭 시 즉시 반영되며 공유 알림 발송

  • 전체 공유: 전체 사용자에게 문서 공유
  • 일부 공유: 지정된 대상자에게만 문서를 공유하며, 사원/부서로 검색하여 공유 대상을 추가하거나 기존 공유 대상자 삭제 가능
    • 부서로 공유 시 '하위 조직 포함'을 선택하면 하위 조직 구성원 포함
    • 부서 단위로 공유하면 신규 입사 또는 부서 이동 시 공유 대상을 변경할 필요 없이 문서가 공유됨
    • '소속된 구성원 개별 입력'을 선택하면 부서 구성원을 모두 풀어서 표시함
⑨ 문서 의견 문서에 대한 의견을 입력 및 수정한 후 '확인'을 클릭하여 저장
⑩ 삭제 결재가 완료된 문서인 경우 표시(결재 문서 삭제 참조)
⑪ 인쇄 문서 인쇄 참조

결재 문서 인쇄

문서를 인쇄하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. PC 웹 화면에서 오른쪽 상단의 '관리자 메뉴'를 클릭 후, 팝업에서 '결재 관리'를 클릭합니다.
  2. 메뉴에서 '문서함  > 결재 문서 관리'를 클릭합니다.
  3. 인쇄할 문서의 제목을 클릭합니다.
    • 결재 문서 팝업 창이 표시됩니다.
  4. 결재 문서 팝업 창에서 인쇄 옵션을 선택한 후 '인쇄'를 클릭합니다.
    • 결재선 요약: 문서 상단에 결재 결과를 표로 요약해 인쇄합니다.
    • 합의 결재선: 결재선에 합의 결재선이 포함된 경우에만 표시됩니다. 선택 시 결재선 요약 영역에 합의 결재선을 포함해 인쇄합니다.
    • 서명 포함: 관리자가 서명을 사용으로 설정 시 표시됩니다. 선택 시 결재선 요약 영역에 결재자의 서명을 포함해 인쇄합니다.
      • 문서 작성 시점 기준의 개인별 서명 이미지가 인쇄됩니다. 문서 저장 이후에 변경된 서명 이미지는 해당 문서 인쇄 시에 적용되지 않으며 다음 문서부터 적용됩니다.
      • 서명은 도장 또는 서명 이미지 형식으로 표시될 수 있습니다. 서명 이미지 등록은 서명 관리를 참조해 주십시오.
      • 기본 서명 이미지 표시의 경우: 서명을 등록하지 않은 결재자, 반려(지정 반려)한 결재자, 위임한 결재자
      • 사선(/) 표시의 경우: 전결 동의된 결재자
    • 결재선: 인쇄 화면 하단에 결재자별 결재 시간과 결재 의견을 포함해 인쇄합니다. 선택 해제 시 결재 의견과 공유 의견도 함께 인쇄에서 제외됩니다.
      • 결재 의견: 문서의 결재 의견을 포함해 인쇄합니다.
    • 공유 의견: 인쇄 화면 하단에 공유 의견을 포함해 인쇄합니다.
    • 영수증: 비용 정산 신청 문서의 경우 영수증을 포함해 인쇄할 수 있습니다.
    • 수신 원문: 일반 기안지(수신) 서식으로 작성된 문서에 표시되는 인쇄 옵션입니다. 선택 시 원문서를 포함해 인쇄합니다.
    • 수신처: 수신처가 설정된 서식에 표시되는 인쇄 옵션입니다. 선택 시 수신처 정보를 포함해 인쇄합니다.
    • 문서 인쇄 시 문서 하단에 회사 로고 이미지를 표시해 인쇄할 수 있습니다.
      • 회사 로고 이미지는 Admin의 '회사 로고 및 컬러 관리'에 로고 이미지를 등록한 경우 표시됩니다.

결재 문서 삭제

완료된 결재 문서와 문서에 담긴 데이터를 삭제할 수 있습니다.
문서를 삭제한 내역과 사유는 '경영지원 설정 > 보안 > 결재 문서 삭제 현황' 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

마감하기 전의 일반 문서, 증명서, 지출 결의서, 근무 계획 신청, 비용 계획 신청, 기타 사용자 설정 서식으로 작성된 문서는 즉시 삭제할 수 있습니다. 마감된 문서의 경우 다음과 같이 마감 해제 또는 확정 취소 작업을 먼저 수행해야 삭제할 수 있습니다.

  • 연차 마감: '근태 > 부재 > 연차 방식 관리'의 연차 방식 설정에 따라 전년도에 사용한 연차를 신청할 수 있는 기간이 정해지며, 해당 기간이 지난 연차 신청 문서는 근태 관리자에게 요청하여 연차 사용 기간을 변경해야 삭제할 수 있습니다.
  • 근로 시간 마감: 기준일의 근무 기록이 확정된 근무 결과 신청 문서는 근무 관리자에게 요청하여 확정을 취소해야 삭제할 수 있습니다.
  • 회계 전표 마감: 사용일의 해당 사업장 전표가 마감된 비용 정산 문서, 지출 결의 신청 문서는 회계 관리자에게 요청하여 마감 상태를 '오픈'으로 변경해야 삭제할 수 있습니다.
  • 고정 자산 마감: 사용일의 해당 사업장 고정 자산이 마감된 지출 결의 문서는 회계 관리자에게 요청하여 마감 상태를 '오픈'으로 변경해야 삭제할 수 있습니다.

결재 문서를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. PC 웹 화면에서 오른쪽 상단의 '관리자 메뉴'를 클릭 후, 팝업에서 '결재 관리'를 클릭합니다.
  2. 메뉴에서 '문서함  > 결재 문서 관리'를 클릭합니다.
  3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 '검색'을 클릭합니다.
    • '숨긴 문서 포함'을 선택하면 숨긴 문서까지 조회합니다.
  4. 결재 문서 목록에서, 결재가 완료된 문서 중 삭제할 문서의 제목을 클릭합니다.
  5. 결재 문서 팝업 창에서 '삭제'를 클릭합니다.
  6. 삭제 사유를 입력한 후 '확인'을 클릭합니다.
    • 결재 문서가 삭제됩니다. '경영지원 설정 > 보안 > 결재 문서 삭제 현황'에서 삭제 내역과 사유를 확인할 수 있습니다.

'숨기기'를 클릭하여 문서를 삭제하지 않고 목록에서만 숨겨지도록 변경할 수도 있습니다.


퇴직한 결재자가 포함된 진행 문서의 삭제:

  • 결재가 완료된 문서만 삭제할 수 있습니다. 결재선에 퇴직자가 포함되어 결재 진행이 불가능한 경우, 문서의 상세 페이지에서 미처리 결재자를 결재 관리자에 위임하여 처리할 수 있습니다. 관리자가 위임 받은 문서를 처리하여 결재가 완료되면 해당 문서를 삭제할 수 있습니다.

정해진 시각을 선택해 출퇴근(근무 일정 결재 상신)방식의 사원이 근무 일정 결재 상신을 통해 작성한 문서는 근무 일정 내에 출퇴근 기록이 있는 경우 문서를 삭제할 수 없습니다.(자세한 내용은 정해진 시각을 선택해 출퇴근 참조)

  • 문서를 삭제하면 해당 문서에 담긴 데이터가 함께 삭제됩니다. 삭제된 문서 및 문서 데이터는 복구할 수 없으므로 신중하게 검토한 후 삭제해 주십시오.

삭제한 문서 종류에 따라 다음과 같은 사항이 자동으로 반영됩니다.

삭제한 문서 반영되는 사항
연차/특별 휴가 사용된 연차나 휴가 일수 복구
경조 휴가/출장 사용된 휴가일이 복구되며 지급된 경조금/출장비 전표 역분개
증명서 증명서 발급 내역 삭제
근무 계획 신청 계획 신청 내역 삭제
근무 결과 신청 출퇴근 체크 이외의 출근/퇴근/휴게/외부 근무 입력 시간이 삭제되며, 누적 근로 시간을 재계산
비용 계획 계획 신청 내역이 삭제되며 예산 복구
비용 정산 정산 신청 내역이 삭제되며, 예산이 복구되고 전표 역분개
지출 결의서 지출 결의 신청 내역이 삭제되며, 예산 복구
(회계 사용 시) 지출 결의 신청 구분이 '자산 취득'인 경우 전표 삭제, 등록된 고정 자산 삭제
회사 생성 서식 업무 문서 내역 삭제

이관 문서 관리

데이터 불러오기를 통해 외부 솔루션으로부터 이관한 문서를 확인하고 관리할 수 있습니다.

이 메뉴는 이관한 문서가 존재하는 경우에만 표시됩니다.
외부 솔루션의 문서를 이관하는 방법은 데이터 불러오기를 참고해 주십시오.

이관 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

영역 설명
① 검색 창 이관된 문서를 서식, 작성자/결재자/공유자, 제목, 문서 번호, 기간 조건에 따라 검색
② 삭제 선택한 이관된 문서 삭제
삭제 시 해당 문서를 공유받은 사용자의 화면에서도 삭제됨
③ 다운로드 이관된 문서 목록을 엑셀 파일로 다운로드
④ 이관된 문서 목록 이관된 문서를 목록으로 확인

  • 제목을 클릭하여 문서의 상세 내용 확인 가능(결재 문서 상세 확인 참조)
  • 문서의 공유자 추가 또는 공유 범위 변경 가능

수신 문서 관리

전체 수신 문서를 관리할 수 있습니다. 문서 상태별 수신 현황을 확인하고, 담당자를 지정하지 않은 수신처는 관리자가 대신 담당자를 지정할 수 있습니다.

수신 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

영역 설명
① 검색창 문서를 상태, 문서 번호, 기간, 발신자, 수신(수신처/담당자) 조건에 따라 검색

  • 그룹사로 이용 시 수신 항목에서 회사를 선택하여 검색 가능
② 문서 목록 수신 문서 목록 표시
③ 문서 상태 수신 문서 상태 표시

④ 발신 문서 발신(원문서) 정보 표시

  • 문서: 원문서 번호 표시, 클릭하여 문서 상세 조회(발신 문서 조회 참조)
  • 작성일: 원문서 작성일 표시
  • 완료일: 원문서 결재 완료일 표시
  • 발신자: 원문서 작성자, 결재자 표시
⑤ 수신 문서 수신 정보 표시

  • 수신처: 설정된 수신처별 목록 표시
  • 담당자: 수신 담당자 표시
    • 지정: 담당자 미지정된 부서 수신처에 표시, 클릭하여 관리자가 대신해 지정 가능(담당자 지정 참조)
    • 변경: 담당자가 지정된 부서 수신처이며 담당자가 문서 접수 전인 경우 클릭하여 담당자 변경 가능(담당자 지정 참조)
    • 을 클릭하여 담당자 지정, 변경 메모 확인
  • 등록일: 수신 시점 설정에 따른 수신일 표시
    • 문서 작성 중 수신 시 원문서 작성일 표시, 문서 완료 후 수신 시 원문서 결재 완료일 표시
    • 반송: 관리자는 클릭하여 반송 가능(반송 참조)
  • 접수일: 문서 접수일 표시
  • 문서: 처리 문서 번호 표시, 클릭하여 문서 조회(처리 문서 조회 참조)
  • 작성일: 처리 문서 작성일 표시
  • 완료일: 처리 문서 결재 완료일 표시
    • 접수 시 접수로 수신 완료인 경우 접수일 표시
⑥ 표시 항목 수 목록의 한 페이지에 표시할 문서 수 설정

담당자 지정

담당자가 미지정된 부서 수신처는 관리자가 대신 담당자를 지정할 수 있습니다.

담당자를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. PC 웹 화면에서 오른쪽 상단의 '관리자 메뉴'를 클릭 후, 팝업에서 '결재 관리'를 클릭합니다.
  2. 메뉴에서 '문서함  > 결재 문서 관리'를 클릭합니다.
  3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 '검색'을 클릭합니다.
    • 입력한 조건에 해당하는 수신 문서 목록이 조회됩니다.
  4. 담당자를 지정할 문서의 '지정'을 클릭합니다.
  5. 팝업 창에서 담당자로 지정할 사원명을 입력한 후 을 클릭합니다.
  6. 검색된 사원을 선택합니다.
  7. 필요할 경우 담당자 지정 메모를 입력합니다.
  8. '확인'을 클릭합니다.
    • 담당자로 지정된 사원에게 메일이 발송됩니다.

반송

접수하지 않은 수신 문서는 관리자가 대신 반송할 수 있습니다.

수신 문서를 반송하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. PC 웹 화면에서 오른쪽 상단의 '관리자 메뉴'를 클릭 후, 팝업에서 '결재 관리'를 클릭합니다.
  2. 메뉴에서 '문서함  > 결재 문서 관리'를 클릭합니다.
  3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 '검색'을 클릭합니다.
    • 입력한 조건에 해당하는 수신 문서 목록이 조회됩니다.
  4. 반송할 문서의 '반송'을 클릭합니다.
  5. '예'를 클릭합니다.
    • 관리자가 반송한 문서는 해당 수신처의 수신함과 관리자의 수신 문서 관리 목록에서 삭제됩니다.

발신 문서 관리

전체 발신 문서의 수신 현황을 확인할 수 있습니다. 수신처에서 접수하지 않은 문서는 담당자가 발신 회수할 수 있습니다.

발신 문서 관리 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

영역 설명
① 검색창 문서를 상태, 문서 번호, 기간, 수신(수신처/담당자) 조건에 따라 검색

  • 그룹사로 이용 시 수신 항목에서 회사 선택 가능
② 문서 목록 발신 문서 목록 표시
③ 문서 상태 발신 문서 상태 표시

④ 발신 문서 발신 정보 표시

  • 문서: 발신 문서 번호 표시, 클릭하여 문서 조회(발신 문서 조회 참조)
  • 작성일: 발신 문서 작성일 표시
  • 완료일: 발신 문서 결재 완료일 표시
  • 발신자: 발신 문서의 작성자 또는 결재자 표시
⑤ 수신 문서 수신 정보 표시

  • 수신처: 설정된 수신처별(개인 또는 부서) 표시
    • 수신처가 개인인 경우 사원명 표시
    • 수신처가 부서인 경우 부서 표시, '하위 조직 포함'으로 설정 시 부서명에 하위 조직 포함 표시
  • 담당자: 수신 담당자 표시
    • 수신처가 개인인 경우 수신자 표시
    • 수신처가 부서인 경우 지정된 담당자 표시, 담당자 미지정 시 표시 안 함
  • 등록일: 수신 시점 설정에 따른 문서 수신일 표시
    • 문서 작성 중 수신 시 발신 문서 작성일 표시, 문서 완료 후 수신 시 발신 문서의 결재 완료일 표시
  • 접수일: 문서 접수일 표시, 미접수(수신 대기/발신 문서 진행/수신 반송) 시 표시 안 함
  • 문서: 처리 문서 번호 표시, 클릭하여 처리 문서 조회
    • 미 접수 또는 처리 문서 상신 전 표시 안 함, 접수 시 '접수로 수신 완료'인 경우 표시 안 함
  • 작성일: 처리 문서 작성일 표시
  • 완료일: 처리 문서 결재 완료일 표시
⑥ 관리
  • 이력 보기: 클릭하여 수신 이력 확인(이력 보기 참조)
  • 발신 회수: 클릭하여 미접수 문서를 관리자가 회수(발신 회수 참조)
⑦ 표시 항목 수 목록의 한 페이지에 표시할 문서 수 설정

발신 회수

수신처에서 접수하지 않은 발신 문서는 관리자가 대신 발신 회수할 수 있습니다.


회수 가능 문서 상태는 '발신 문서 진행', '수신 대기'입니다.(발신함 문서 상태 참조)

발신 문서를 회수하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. PC 웹 화면에서 오른쪽 상단의 '관리자 메뉴'를 클릭 후, 팝업에서 '결재 관리'를 클릭합니다.
  2. 메뉴에서 '문서함  > 결재 문서 관리'를 클릭합니다.
  3. 필요한 경우, 검색창에서 조회 조건을 입력한 후 '검색'을 클릭합니다.
    • 입력한 조건에 해당하는 수신 문서 목록이 조회됩니다.
  4. 발신 회수할 문서의 '발신 회수'를 클릭합니다.
  5. 팝업 창에서 회수할 수신처 범위를 선택합니다.
    • 해당 수신처만 회수: 선택한 수신처만 발신 회수, 회수된 수신처의 수신함에서 삭제
    • 전체 수신처 회수 (접수 전인 수신처만 가능): 전체 미접수 수신처에 대해 일괄 발신 회수, 회수된 수신처 전체 수신함에서 삭제
  6. '확인'을 클릭합니다.
공공용 네이버웍스에서는 일부 기능이 제한됩니다. 자세한 내용은 네이버웍스 기능 소개서를 확인해주세요.
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  • 도움말을 이해하기 어렵습니다.
  • 다른 사용 환경의 도움말이 필요합니다. (예: Mobile 관련 도움말이 없습니다.)
  • 기타

그 외 불편했던 점을 알려주세요.

의견을 보내주셔서 감사합니다.